Titre du Poste : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE, FS4

Niveau Requis : Diplôme d'études secondaires

Année d'Expérience Requise : 6 ans

Lieu du Travail : RDC

Date de Soumission : 14/08/2023

Ce poste est à pourvoir au sein de la Division des Affaires Politiques (PAD) de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo (MONUSCO) à Kinshasa. Kinshasa est classé comme un lieu d’affectation difficile « C » et est un lieu d’affectation familial. Le titulaire sera sous la supervision générale du Directeur de la Division des affaires politiques (PAD).

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes :

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
. Soutient, traite et suit les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple, le recrutement de personnel et de consultants, l’évaluation des performances, la séparation des membres du personnel, etc. ;
. Assure la liaison et assure le suivi avec la Section des ressources humaines sur les questions liées à l’administration des avantages et des droits, aux procédures, processus et pratiques administratifs et aux conditions de service en vertu du Statut et du Règlement du personnel ;
. Maintient et surveille le tableau des effectifs de l’Unité et prépare les données statistiques et les graphiques pertinents selon les besoins.

BUDGET ET FINANCES :
. Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget et à la finalisation des rapports d’exécution du budget. Le travail implique une interaction fréquente avec les composants du pilier politique, le personnel de soutien à la mission, les bureaux de front, les ressources humaines.

ADMINISTRATION GENERALE :
. Fournit des services généraux de soutien administratif pour aider à assurer le bon fonctionnement du Front Office du Bureau du directeur du PAD ;
. Rédige la correspondance courante et répond aux demandes de renseignements concernant les questions administratives et de personnel pertinentes ; Planifie les réunions et les rendez-vous ; tient à jour des dossiers d’instructions administratives et d’autres sujets pertinents ;
. Coordonne étroitement avec les composantes des piliers politiques et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne ;
. Effectue d’autres tâches administratives connexes, au besoin, par exemple, le plan de voyage opérationnel pour le Pilier ; enregistrement des présences et des congés ; traiter et surveiller la soumission des réclamations ; fournitures de bureau et entretien du matériel, dérogations et MOP ;
. Aide à l’organisation et à la coordination des réunions, etc. ;
. Maintient le calendrier/les horaires ; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel approprié à l’intérieur et à l’extérieur du Front Office immédiat ; Examiner, enregistrer, acheminer et/ou traiter le courrier ou d’autres documents ; rassemble les documents de référence pertinents ; suit et surveille les actions de suivi au besoin ;
. Tient à jour les fichiers (papier et électroniques) et les bases de données pour le Front Office ;
. Effectue des fonctions de saisie et de gestion de données de base ; Utilise des progiciels de traitement de texte standard pour produire une variété de correspondance de routine, de rapports, de tableaux, de tableaux, de graphiques, etc., conformément aux normes institutionnelles.
. Prend en charge les assistants spéciaux.

Compétences

Professionnalisme : Démontre de la fierté dans son travail et ses réalisations. Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, respecter les délais et obtenir des résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement ou des revers des projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services aux clients.

Planification et organisation : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues. Identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin. Alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail. Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification. Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire. Utilise le temps efficacement.

Éducation

Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.

L’expérience professionnelle

Au moins six (6) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou d’autres domaines connexes sont requises.

Une expérience dans le traitement de documents et de données confidentiels est requise.

Une expérience dans l’organisation et la gestion d’événements est souhaitable.

Une expérience dans la rédaction et la révision de documents de projet, la traduction de documents de l’anglais vers le français est souhaitable.

Une expérience de l’utilisation d’outils de planification des ressources d’entreprise (ERP) (par exemple, Umoja) est souhaitable.

Une expérience pertinente en matière de soutien administratif, financier et budgétaire, logistique, de formation du personnel, de soutien aux programmes/projets est souhaitable.

Une expérience dans le soutien à la haute direction et au front office des hauts fonctionnaires est souhaitable.

Langues

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise.

Évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.

Avis spécial

Ce poste est temporairement disponible jusqu’au 31/01/2024. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.

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