POSTE 1 : RESPONSABLE ADJOINT DES OPÉRATIONS

Entreprise : PAY NETWORK

Domaine d'activite : Audit, Qualité et Compliance

Nombre de postes : 1

Type de contrat : autres

Salaire : N/C

Ville : Goma

Date limite : 01-09-23

Contexte et mission :

Description générale du poste

Le DCOO rend compte au Directeur des opérations et, en son absence, au DG.

Le DCOO supervise les activités et les opérations générales de l'entreprise et s'occupe de tous les aspects du reporting opérationnel. Il s'agit d'un poste de directeur qui fait partie de l'équipe de direction. Il est responsable de la gestion des opérations quotidiennes ; une fois qu'un site sort de la phase de développement du projet, le DCOO est responsable de la supervision et de la gestion de tous les sites d'exploitation. Son rôle essentiel est de veiller à ce que les obligations de service définies dans les accords de service conclus entre les entités soient mises en œuvre, efficaces et améliorées au fil des itérations de développement. Le DCOO travaillera en étroite collaboration avec le DG, le Directeur financier, le CDSO et le Directeur technique et supervisera les départements de logistique, d'approvisionnement et de fonctionnement et d'entretien, tout en étant responsable du système de gestion de la qualité. Il est également responsable du système de gestion de la qualité. Il a également diverses responsabilités de soutien pour les départements des ressources humaines et des finances.

Responsabilités

Finances et Ressources Humaines

• Revoir et maintenir les accords de services multilatéraux entre les SPV et les OpCo, y compris le suivi des SL et les contrôles de conformité ;

•   Responsable de l'exécution technique de tous les accords de service SPV-OpCo ;

•   Travailler avec les RH pour développer et calibrer l'organigramme afin d'assurer des niveaux de dotation efficaces ;

•   Soutenir les RH dans l'évaluation de la gestion et le suivi des performances

•   Soutenir les finances sur les protocoles d'assurance et les niveaux de couverture pour se conformer aux meilleures pratiques et aux investisseurs ;

•   Fournir des preuves à l'appui des demandes d'indemnisation et assurer le suivi de leur exécution pour la couverture Opco.

                              Système de gestion de la qualité

• Mettre en œuvre un système de gestion de la qualité afin de fournir une approche systématique des politiques ;

• Travailler à l'amélioration des processus et au contrôle nécessaire pour fournir des services de qualité ;

• Tenir à jour les manuels, les instructions et les enregistrements relatifs à la qualité.

• Contrôler l'amélioration des processus afin de s'assurer que les accords de niveau de service sont respectés ;

• Déterminer les défauts importants et les actions nécessaires ;

• Réaliser des enquêtes de satisfaction et de retour d'information auprès des clients ;

• Veiller à ce que les manuels de processus de qualité soient respectés par tous les services ;

• Organiser des audits pour vérifier la santé des équipements électriques, l'EHS, la qualité de la maintenance ;

• Les problèmes d'installation, les manuels/processus et listes de contrôle de maintenance, les installations des clients, la mise en œuvre des processus dans tous les départements.

• Organiser des audits externes

                                        Achats et logistique

• Superviser les services d'approvisionnement et de logistique ;

• Gérer et mettre en œuvre les contrats ;

• Négocier et maintenir les contrats avec les propriétaires fonciers ainsi que l'accès temporaire aux terres ;

                                 O&M

• Superviser le département.O&M 

• Gérer les directeurs de site sur chacun des sites ;

• Gérer les services de gardiennage, la surveillance et la sécurité des installations ;

                               Service à la clientèle

• Superviser le service d'assistance à la clientèle ;

• Responsable des indicateurs du service clientèle (satisfaction des clients, rapidité moyenne de réponse, taux de réclamation des clients, résolution du premier appel, taux d'abandon).

Profil recherché :

Qualifications et Profiles

Compétences techniques

• Etre à l’aise avec les outils du Pack OFFICE (Excel, Word, Power Point,etc);
• Connaissances approfondies de la suite Microsoft Office ;
• Sens économique et gestionnaire des operations.

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Qualités personnelles

• Savoir manager et faire preuve de leadership
• Grande aisance relationnelle ;
• Excellent engagement au travail ; 
• Savoir prioriser et s’adapter ;
• Être diplomate ;
• Esprit d’équipe, initiative et dynamisme ;
• Savoir gérer les pics d’activités ainsi que la diversité des sollicitations (et mesurer l’urgence)
• Hiérarchiser les informations et être pro actif ;
• Avoir un esprit d’analyse, de synthèse et d’écoute ;
• Etre dyamique, rigoureux (se) et autonome ;
• Aisance avec l’anglais et le français);

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Type de formation

• Avoir fait des études supérieures 
• 3-5 ans d’expériences professionnelles

- Appuyer le COO pour tout ce qui concerne la gestion des opérations et veiller à ce que toutes les ressources (trésorerie, biens consommables et non consommables) soient bien sécurisés et efficacement gérés pour atteindre les objectifs du programme.

-Assurer la cohésion et la communication parmi tout le personnel du bureau ;

- Maintenir une communication régulière et substantielle avec les responsables de chaque département ;

-Se familiariser et Assurer la conformité avec les systèmes de contrôle interne de la société ;

-Documenter tout fait apte à impacter négativement le travail ;

- Documenter les bonnes pratiques également ;

-Participer dans les réunions de planifications organisées par les différents Responsables de départements ;

 -Participer dans des réunions mensuelles de partage de bonnes pratiques.

Comment postuler ?

Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation et un CV, à jour.

Les personnes intéressées devront envoyer leurs candidatures avant la date limite de clôture (Le 01 septembre 2023) à l’adresse suivante : reception-goma@paynetwork.cd /ou

 recruitment.drc@paynetwork.cd

Ou passer déposer à l’adresse physique suivante : 004 Bvrd Muleyi Bénezet, Immeuble le diplomate (3ème niveau), Q/Les volcans, C/Goma

Ou soit envoyer le CV et lettre de motivation au numéro WhatsApp suivant : +243 814840183

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POSTE 2 : DIRECTEUR DE CABINET

Description générale du poste

Les principales tâches du CoS sont de rendre le temps, l'information et la prise de décision plus efficaces pour le DG dans un environnement complètement bilingue : Anglais et Français.

Le chef de cabinet (CoS) aide à maximiser l'efficacité du DG. Le CoS assume à la fois les responsabilités banales et d'autres tâches quotidiennes tout en fournissant des conseils stratégiques et des commentaires au DG.

Le CoS assiste à toutes les réunions clés que le DG organise et en fait partie pour capturer les notes clés et les points d'action. Le CoS assiste également à d'autres réunions au nom du PDG pour recueillir des notes et des mesures à prendre pour le DG et l'équipe de direction. Le CoS aide également à filtrer et à concentrer les informations des réunions à l'attention du DG.

Le CoS supervise divers aspects de la gestion de la logistique du travail quotidien du DG, y compris la rédaction de présentations et de communications, la coordination de la logistique, la gestion des actions et des livrables, l'interaction avec les collègues et le conseil d'administration et la planification de la semaine, du mois, du trimestre et de l'année avec le DG.

Un CoS réussi garantira que le DG reste constamment au courant des initiatives clés de l'entreprise. Pour ce faire, ils prennent en charge un certain nombre de tâches quotidiennes du DG, interagissent étroitement avec les employés, identifient et traitent tous les problèmes qui peuvent survenir et transmettent ceux qui sont nécessaires au DG.

Le CoS aidera également à organiser des événements, des réunions et des visites pour les parties prenantes internes et externes. Le CoS aide le DG à s'occuper de la culture et des valeurs de la société.

Grâce au suivi et à l'agrégation des KPI, ainsi qu'à la fourniture d'évaluations qualitatives des équipes clés de l'entreprise, le CoS est également chargé de filtrer et de signaler les informations clés au fur et à mesure qu'elles sont partagées par les flux de travail de la direction.

En fin de compte, le chef de cabinet est responsable de l'optimisation de la capacité, de l'exécution, de la sensibilisation et du succès du DG.

Responsabilités

Gestion de l'accès et des informations :

Contrôler et surveiller le flux de communications multiplateformes vers et depuis le bureau du DG

Contribuer à l'achèvement en temps voulu des projets, des livrables, des améliorations et des engagements

Garder les autres membres de la C-Suite organisés avec la logistique, les réunions et les e-mails tout au long de la journée.

Logistique & Coordination :

Gérer le calendrier du directeur général, y compris la planification des réunions et la planification des voyages

Fournir aux chefs de service des recommandations et des conseils pour améliorer le travail d'équipe dans l'ensemble de l'organisation

Aider les membres de l'équipe de direction à déterminer et prioriser les stratégies d'affaires en fonction de leurs horaires.

Déterminer les indicateurs de performance clés et comment mesurer la performance de l'équipe ;

Conseil stratégique et conseiller :

Le CoS fournira des évaluations franches de décisions et de performances du DG ainsi que tous les rapports au DG pour s'assurer que le DG est exposé à des commentaires honnêtes sur la santé de l'équipe de direction ;

Le CoS aidera le DG à prendre en compte la santé de l'ensemble de l'organisation et à ne pas se concentrer sur un service en particulier.

Le CoS aidera le DG à comprendre les problèmes culturels et dynamiques d'équipe à mesure qu'ils émergent.

 Communication stratégique

Le CoS aidera à rédiger des communications clés à des fins de communication interne et externe. Il s'agit notamment des présentations All Hands Call, des notes de service et des e-mails internes clés, du matériel à partager avec les partenaires et les investisseurs et du matériel promotionnel ;

Le CoS aidera les messages de l'entreprise à rester précis et clairs pour produire un alignement entre les dirigeants de l'organisation.

Dépendance hiérarchique

Hiérarchie :

• N+1: DIRECTEUR GENERAL

Reporting obligatoire
1. Rapport de compte rendu des réunions

2. Rapport des courriers IN et OUT de la direction

3. Rapport de planning hebdomadaire, mensuel et trimestriel des réunions.

Profil recherché :

Qualifications et Profiles

Compétences techniques

Capable d’analyser des indicateurs de performance ;

Maîtrise des notions business ;

Organisation en fonction d’un autre emploi du temps (celui du DG) ;

Gérer des données financières ;

Maîtriser la bureautique et certains logiciels.

 Qualités personnelles

Grande aisance relationnelle ;

Maitriser la rédaction de notes, compte rendus et rapports tant en Anglais qu’en Français ;

Organisation, rigueur et réactivité ;

Qualités d’analyse et de réflexion ;

Sens de l’écoute/ esprit d’équipe ;

Humilité ;

Discrétion ;

Grande diplomatie ;

Excellent engagement au travail ;

Savoir prioriser et s’adapter ;

Savoir gérer les pics d’activités ainsi que la diversité des sollicitations (et mesurer l’urgence)

Hiérarchiser les informations et être pro actif.

Type de formation

Avoir fait des études supérieures

2-3 ans d’expériences professionnelles

DETAILS DU POSTE

Assister le Directeur dans l’ensemble de ses missions, gérer l’agenda et assurer le suivi de son courrier, de la distribution et de la préparation des réponses 

Préparer des dossiers du Directeur en relation avec les directeurs adjoints, la directrice générale des services, le chargé de mission, la responsable de la communication, les directeurs de département et autres partenaires institutionnels ;

Traiter les affaires particulières (préparation des rende -vous et des interventions, etc. sous l’autorité du Directeur ;

Assurer une veille sur les principaux dossiers, et le cas échéant, Peut suivre quelques dossiers thématiques, en lien avec le Directeur et les directeurs adjoints

Gérer les réunions du comité de direction (ordres du jour, et autres...) ; Peut être amené faire des convocations, comptes rendus, suivi des décisions

Gérer l’organisation et le suivi des déplacements, organiser les cérémonies officielles (accueil de délégations) et réceptions

Gérer le fichier des contacts, veiller ce que ce fichier soit opérationnel.

Comment postuler ?

Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation et un CV, à jour.

Les personnes intéressées devront envoyer leurs candidatures avant la date limite de clôture (Le 28 août 2023) à l’adresse suivante : reception-goma@paynetwork.cd /ou

recruitment.drc@paynetwork.cd 

Ou passer déposer à l’adresse physique suivante : 004 Bvrd Muleyi Bénezet, Immeuble le diplomate (3ème niveau), Q/Les volcans, C/Goma

Ou soit envoyer le CV et lettre de motivation au numéro WhatsApp suivant : +243 814840183

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POSTE 3 : RÉCEPTIONNISTE

Description générale du poste

La réceptionniste est le premier point de contact pour l'entreprise. 

Les tâches de la réceptionniste comprennent le soutien administratif dans l'ensemble de l'organisation. 

Vous accueillerez les invités et saluerez les personnes qui visitent l'entreprise. 

Vous coordonnerez également les activités de la réception, y compris la distribution de la correspondance et la gestion des appels téléphoniques.

Comme pour un travail d'emploi secrétaire, pour réussir en tant que réceptionniste, vous devez avoir une personnalité agréable, car c'est aussi un rôle de service à la clientèle. 

Vous devriez également être en mesure de faire face aux urgences de manière rapide et efficace, tout en rationalisant les opérations de bureau. 

Les compétences de gestion multitâche et de gestion du stress sont essentielles pour ce poste.

En fin de compte, les tâches et les responsabilités d'une réceptionniste sont de s'assurer que la réception accueille les invités positivement, et exécute toutes les tâches administratives aux normes de qualité les plus élevées

Aires de responsabilité

Accueil et gestion des visites

Administration

Gestion des stocks et fournitures de bureau

Dépendance hiérarchique

Hiérarchie :

N+1: GENERAL ADMINISTRATION OFFICER (ADM)

Reporting obligatoire
1. Registre du courrier entrant et sortant

2. Registre des courses de service

3. Etat des besoins en fournitures de bureau

4. Rapport de planification d’utilisation de la salle de réunion

Profil recherché :

Qualifications et Profiles

Compétences techniques

Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Microsoft Office, Google Workspace, etc.).

Capacité à organiser et à hiérarchiser les tâches efficacement.

Excellentes compétences en communication écrite et verbale (en français et en anglais).

Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

Forte attention aux détails et aptitude à détecter les erreurs.

Qualités personnelles

Capacité à dialoguer

Grandes capacités d’organisation, d’adaptation et de réactivité.

Autonomie

Disponibilité, grande capacité de travail

Rigueur

Discrétion.

Type de formation

Au moins 03 ans d’expérience à un poste équivalent

Avoir un Diplôme d’Etat ou Plus

DETAILS DU POSTE

Accueillir les invités dès leur arrivée au bureau

Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés

Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants

Garantir que la zone de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures)

Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / email

Recevoir, trier et distribuer le courrier quotidien (entrant et sortant)

Recevoir, trier et distribuer les envois /courses au quotidiens et le dispatching des véhicules de service

Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès via la réception

Planifier les besoins en fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks

Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions

Organiser le voyage et l'hébergement, et préparer les bons

Tenir des dossiers mis à jour des dépenses de bureau et des coûts

Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie

Diriger les visiteurs en tenant à jour les répertoires des employés et des départements ; donner des instructions.

Maintenir une zone de réception sûre et propre en se conformant aux procédures, règles et règlements.

Maintenir la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus.

Contribue à l'effort d'équipe en réalisant des tâches connexes au besoin.

Comment postuler ?

Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation et un CV, à jour.

Les personnes intéressées devront envoyer leurs candidatures avant la date limite de clôture (Le 30 août 2023) à l’adresse suivante : reception-goma@paynetwork.cd /ou recruitment.drc@paynetwork.cd

Ou passer déposer à l’adresse physique suivante : 004 Bvrd Muleyi Bénezet, Immeuble le diplomate (3ème niveau), Q/Les volcans, C/Goma

Ou soit envoyer le CV et lettre de motivation au numéro WhatsApp suivant : +243 814840183

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