INFORMATIONS

Entreprise : MERCY CORPS

Domaine d'activite : Consultant & Autres

Référence : 007/OE/MC-DRC/2025

Nombre de postes : 1

Type de contrat : autres

Salaire : N/C

Ville : Goma

Contexte et mission :

RÉSUMÉ GÉNÉRAL DU POSTE :

Le.la Gestionnaire Adjoint(e) des subventions d'urgence joue un rôle clé dans la gestion de la documentation et de l'information pour l'équipe du programme d'urgence de Mercy Corps. Le.la gestionnaire adjoint.e des subventions d'urgence sera responsable de la rédaction des rapports du portefeuille de programmes d'urgence de Mercy Corps, des communications et des documents de plaidoyer, sous la direction du gestionnaire des subventions d'urgence et/ou du directeur des programmes d'urgence. Il/elle veillera à ce que toutes les activités soient documentées et à ce que les équipes de programme utilisent des schémas et des outils de rapportage.

Le.la Gestionnaire Adjoint(e) des subventions d'urgence sera chargé.e de résumer les exigences de conformité des subventions accordées par chaque donateur et de communiquer ces exigences aux équipes de programme. Le.la gestionnaire adjoint(e) des subventions d'urgence soutiendra également l’Emergency Grants Manager dans la préparation des demandes de modification des contrats en cours et de la gestion des sous-allocations (sub-awards), ou déléguera cette tâche si nécessaire.

RESPONSABILITÉS PROFESSIONNELLES ESSENTIELLES :

RAPPORTS, COMMUNICATIONS ET DÉVELOPPEMENT DU PROGRAMME

• Responsable de la coordination, du suivi et de l’élaboration de tous les rapports destinés aux bailleurs et autres parties prenantes, en veillant à leur haute qualité et à leur soumission dans les délais impartis.
• Diriger la rédaction des rapports pour les bailleurs, y compris ECHO, le FCDO et d’autres bailleurs à mesure que le portefeuille s’élargit.
• Examiner, coordonner et compiler tous les rapports officiels des bailleurs pour le programme SAFER financé par plusieurs donateurs, en coordination avec les partenaires.
• Rédiger des mises à jour du programme à destination des bailleurs et autres parties prenantes clés, selon les besoins.
• Assurer le renforcement des capacités du personnel du programme en matière de rédaction de rapports internes et de gestion de l’information.
• Veiller à ce que toutes les activités du programme soient documentées et que les outils de reporting validés soient utilisés.
• Relire tous les rapports et fiches d’information avant publication afin de garantir leur conformité aux exigences des bailleurs (Programme, MEL et autres).
• Appuyer le l’Emergency Grants Manager et le/la Directeur.trice du Consortium SAFER dans la rédaction de notes conceptuelles et de propositions de projet, en coordonnant les contributions des partenaires du consortium.
• En collaboration avec l’équipe Plaidoyer & Communication, contribuer à la conception et à la rédaction des supports de communication (rapports annuels de MC, réseaux sociaux, communiqués de presse, contenu du site web, newsletters, études de cas, etc.).

GESTION DES SUBVENTIONS

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes des programmes régionaux dans les bureaux de soutien de MC à Portland et à Édimbourg pour tenir à jour les bases de données des donateurs, des subventions et du suivi des informations (GAIT, système interne) avec les propositions, les notes conceptuelles, les accords de partenariat et les rapports les plus récents.
• Soutenir le Gestionnaire des subventions pour maintenir un suivi des subventions et fournir des informations de gestion régulières au directeur des programmes d'urgence sur la performance du portefeuille de subventions.
• Co-diriger les réunions de lancement et de clôture des subventions afin de s'assurer que toutes les informations relatives aux subventions, y compris les échéances, les priorités et les exigences des donateurs, sont communiquées et comprises par l'équipe, et que les subventions sont clôturées conformément aux réglementations des donateurs.
• Mettre en place des systèmes de suivi régulier des subventions et des programmes et organiser des réunions régulières avec les équipes du programme, de Suivi-Evaluation-Apprentissage (MEL), des finances et des opérations afin de s'assurer que les performances de chaque subvention sont suivies efficacement, que les risques et les problèmes sont signalés et que des mesures sont prises le cas échéant.
• Aider les équipes des Finances et du Programme à rédiger des documents de demande de modification, comme délégué par le Gestionnaire des subventions d'urgence.
• Fournir, sur demande, des réponses provisoires aux questions et demandes des donateurs, tout en veillant au respect de la réglementation applicable aux donateurs.

CONTRÔLE DE LA QUALITÉ DES PROGRAMMES

• Co-responsable de soutenir les programmes pour qu'ils répondent aux normes minimales de Mercy Corps (PM@MC) en matière de gestion des programmes.
• Co-responsable de soutenir la mise en place et le maintien d'un système de documentation de programme solide, en veillant à ce que la documentation réponde aux normes de PM@MC et que les dossiers soient archivés en conséquence.
• Responsable de développer une compréhension approfondie des politiques, réglementations et procédures internes de Mercy Corps et des donateurs, et former l'équipe en conséquence.
• Co-responsable de soutenir les efforts de renforcement des capacités de l'équipe d'urgence, y compris sur des sujets tels que l'établissement de rapports et la conformité.

GESTION DES FINANCES ET DE LA CONFORMITÉ

• Soutenir l'organisation et la documentation des réunions mensuelles de Budget Versus Actuals (BVA) si/comme demandé.
• Responsable pour élaborer des listes de contrôle de la conformité des subventions et les communiquer au personnel du programme pour qu'il les mette en œuvre, en étroite collaboration avec les services financiers et opérationnels.

• • Assurer le suivi de l'accord de subvention pour la conformité avec les politiques et procédures de Mercy Corps ainsi que les règles et règlements des donateurs/gouvernementaux/externes, en particulier en ce qui concerne les sous-subventions et les partenaires.

Profil recherché :

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

Licence dans l'un des domaines suivants : Politique publique, gouvernance, développement international ou autres domaines connexes.

4 à 5 ans d'expérience avec des donateurs institutionnels européens (DG ECHO, FCDO), y compris la gestion des subventions et l'élaboration de propositions.

Expérience dans le domaine des médias et de la sensibilisation (communication et rapports) de préférence.

Capacité à travailler dans un environnement parfois solitaire avec des niveaux d'insécurité modérés à élevés.

Hautes capacités rédactionnelles et maîtrise de l'anglais et du français requises (à l'écrit et à l'oral).

Capacité à fournir des rapports de haute qualité dans des délais courts.

Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.

Excellentes aptitudes à la communication, expérience de la représentation des intérêts d'une organisation.

Une maîtrise avérée des logiciels MS Office (Word, Excel, PowerPoint) est requise.

Capacité avérée à travailler efficacement au sein d'équipes multiculturelles et avec le personnel technique et administratif ainsi qu'avec les consultants.

CONDITIONS ENVIRONNEMENTALES

Ce poste est basé à Goma. 

Des déplacements vers les bureaux de terrain et les sites du programme seront nécessaires.

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