Informations

Entreprise : MERCY CORPS

Domaine d'activite : Consultant & Autres

Référence : 132/0E/MC-DRC/2024

Nombre de postes : 1

Type de contrat : autres

Salaire : N/C

Ville : Grand Nord Kivu et Ituri

Contexte et mission :

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FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :

1. Sous la supervision directe du Manager des Achats Pays, le/la chef(e) d'équipe achat :
2. Est le/la représentant(e) et responsable des unités d’Achat au Grand-Nord et Ituri (Beni-Bunia) et de la prise en charge par son équipe de l'ensemble des demandes d’achats des bases de Mercy Corps dans ces zones, conformément aux procédures d’achats en vigueur (FP3 ProSource)
3. S'assure que les demandes d'achats soumises aux unités d'Achats du Grand-Nord et de L’Ituri soient traitées conformément aux spécifications des demandeurs, aux prescrits du FP3 ProSource et dans les délais requis par les procédures opérationnelles normalisées (SOP) ;
4. Veille à maintenir un lien étroit avec les programmes afin de les orienter sur les procédures à suivre, les accompagner dans le suivi de leurs demandes et s'assurer que leurs demandes soient bien exprimées pour être prise en compte par les unités d’Achats (description du besoin, QAC, Termes de référence, BOQ ou tout autre document exigé par les procédures FP3 ProSource) ;
5. Gère et optimise l'utilisation du système SAP Ariba P2P pour tous les processus d'approvisionnement, en veillant à l'exactitude de la saisie des données et au respect des politiques d'approvisionnement de Mercy Corps ;
6. Assure la formation et le soutien des membres de l'équipe chargée des achats et d'autres membres du personnel concernés en ce qui concerne les meilleures pratiques en matière d'achats, y compris l'utilisation du système P2P de SAP Ariba ;
7. Veille à maintenir un lien étroit avec les départements des Finances sur les différentes bases afin d'assurer les traitements des demandes de payement dans les délais et de définir clairement les conditions de payement des fournisseurs dans les contrats (délais de payement, modes de paiement, coordonnées bancaires, etc.) ;
8. Veille à maintenir un lien étroit avec les équipes logistiques, afin de rationaliser les dépenses en évitant d’acheter des produits déjà disponibles en stock, et vérifier que tout équipement acheté soit correctement enregistré dans le registre des assets.
9. Communique avec le Manager des Achats Pays sur tout blocage rencontré, situation conflictuelle et besoin d'appui technique ;
10. Est capable de reporter mensuellement sur l'état des achats sur les bases sous sa responsabilité et proposer des actions d'amélioration au besoin ; ;
11. Interagit avec les fournisseurs sous contrat-cadres ou tout autre contrat de prestation de service en coordination avec le Manager des Achats Pays ;

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Garant de la qualité et de l'efficacité des unités d’Achats au Grand-Nord et Ituri (Beni — Bunia — Mambasa)

• Assurer les tâches d'acheteur en plus des fonctions de chef d’équipe ;
• Réceptionner, vérifier la conformité des demandes d’achats à travers le système ProSource et assurer une attribution équitable auprès des staffs sous sa responsabilité ;
• Assurer le traitement transparent et efficace des achats sous les seuils d’appels d’offres ou d’appels à propositions et jouer le rôle de facilitateur tout au long du processus ;
• Préparer/élaborer et effectuer le suivi des contrats (achat, service et travaux) ;
• Préparer la documentation requise pour toutes transactions avant soumission des demandes de payement, etc ;
• S'assurer que les acheteurs sous sa supervision, réalisent leurs tâches quotidiennes dans le respect des politiques et procédures Mercy Corps ;
• Appuyer le Manager des Achats Pays lors des audits réguliers et le suivi des recommandations qui en découlent ;
• Mettre à jour et s'assurer de la mise à jour de la base des données des achats sur la plateforme PODIO.,
• Appui le Manager des Achats Pays dans la réalisation d’études de marché annuelles pour l’actualisation des données fournisseurs et des listes de prix d’articles ou services fréquemment achetés ;
• Assurer la priorisation des demandes et de leur traitement selon les urgences et les enjeux ;
• Assurer qu'il y a toujours une compétition juste et équitable et adhère strictement aux politiques et procédures de Mercy Corps en ce qui concerne les achats et les relations avec les fournisseurs comme décrits ci-dessous :

1. Toujours accorder une réception prompte et courtoise et un traitement juste et égal de tous les fournisseurs/vendeurs ou leurs représentants ;
2. Fournir la même opportunité à tous vendeurs/fournisseurs lors de la récolte des cotations et fournir les mêmes explications et spécifications à tout le monde ;
3. Garantir la confidentialité sur toutes les spécifications et cotations des prix faites par les vendeurs/fournisseurs
4. Au tant que possible, clairement expliquer aux vendeurs/fournisseurs les raisons de refus des marchandises retournés ou de non-attribution des marchés auxquels ils avaient postulé ;
5. Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un vendeur/fournisseur ;
6. Tenir informés les fournisseurs/vendeurs sur les procédures Mercy Corps et toutes nouvelles exigences de l’organisation.

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Garant de la bonne entente et de la bonne organisation de son équipe

• Gérer, organiser et attribuer des tâches aux différents Acheteurs sous sa supervision ;
• Evaluer régulièrement ses performances et celles de son équipe en définissant des objectifs SMART et mettre en place un plan d'action réalisable approuvé par ses superviseurs ;
• Assister, conseiller et accompagner son équipe pour une application effective de toutes les politiques et procédures Mercy Corps ;
• Renforcer les capacités de son équipe et assurer des sessions de rappel régulières sur les politiques FP3 et sur l’utilisation du système ProSource de Mercy Corps ;
• En appui au Manager des Achats Pays, faciliter la diffusion auprès du staff de toutes les nouvelles politiques et règles des principaux bailleurs de fond.
• Participer activement dans le développement des compétences de son staff avec le support du Manager des Achats Pays ;
• Développer des plans d'actions individuel et assurer un bon coaching des staffs sous sa supervision ;
• Appuyer le Manager des Achats dans la mise en œuvre effective des plans d'achats des divers programmes au Grand-Nord et Ituri (Beni-Bunia-Mambasa) ;
• Assurer la mise en place de contrats-cadres pertinents et répondant aux besoins programmatiques et opérationnels des bases de Bunia, Mambasa et Beni ;
• Préparer des rapports réguliers sur la passation de marchés à l’intention de ses superviseurs hiérarchiques et les autres parties prenantes concernées, en fournissant des informations sur les activités de passation de marchés, les défis et les possibilités d'amélioration

Profil recherché :

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CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES

• Diplôme universitaire dans un des domaines suivants : Science Economiques, gestion de la chaine d'approvisionnement, ou autres disciplines similaires ;
• Avoir au moins 3 ans d'expérience dans la gestion des achats, y compris les passations de marché à valeur élevée ou de la logistique de préférence avec une ONGI ou 2 ans sur un poste simulaire.
• Une solide expérience pratique du système SAP Ariba Procure-to-Pay (P2P) est essentielle.
• Le candidat doit démontrer des compétences avérées en matière de navigation dans le système, de mise en œuvre des processus et de formation d'utilisateurs sur la plate-forme.
• Avoir une capacité manifeste de communication orale, écrite (maitrise de Word et Excel)
• Une excellente maîtrise du français. Une connaissance de l'anglais (orale et écrite) serait un
• avantage,
• Une habilité prouvée d'anticiper indépendamment des solutions aux problèmes et défis avec un minimum de supervision.
• Une bonne compréhension des règles des principaux donateurs (USAID, DIFID, UC, ONU) serait appréciable.
• Être capable de gérer une équipe multiculturelle
• Capacité à travailler dans un contexte difficile/stressant ;
• Détenir la carte de l'ONEM pour les chômeurs.

 APTITUDES REQUISES

• Être capable de travailler de manière flexible ;
• Être de nature à apporter des solutions aux problèmes reçus, de manière prioritaire ;
• Accepter de résider, de voyager et de travailler dans les zones d'interventions des programmes
• Bonnes capacités en leadership et plaidoyer ;
• Fortes capacités d'organisation et expérience en planification
• Être capable de gérer plusieurs demandes et obligations en même temps ;
• Être disposé à l'apprentissage et à l'intégration des nouvelles connaissances et aptitudes
• Être motivé, savoir motiver et dynamiser ses collègues.

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