Département : Gestion de la région Afrique

Lieu : Kinshasa, RDC

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PATH est une organisation internationale à but non lucratif qui se consacre à l'équité en santé. Forte de plus de 40 ans d'expérience dans la création de partenariats multisectoriels et forte d'une expertise en sciences, économie, technologie, plaidoyer et dans des dizaines d'autres domaines, PATH développe et déploie des solutions innovantes pour répondre aux défis sanitaires les plus urgents de la planète.

La République démocratique du Congo (RDC) est le plus grand programme national au sein du pôle Afrique centrale de la région Afrique de PATH.

Le/La directeur(trice) des finances et des opérations apportera son soutien au programme de pays en RDC en matière de planification financière, de gestion et de services opérationnels et administratifs efficaces. Il/Elle veillera au respect des politiques de PATH en mettant en œuvre des processus financiers et opérationnels efficaces. Il/Elle sera responsable des finances et de la comptabilité, des installations, des achats, de la gestion du parc automobile, de l'administration et des installations, de l'efficacité organisationnelle et de l'examen des politiques, de la conformité, de la gestion des risques et de la gestion des actifs afin de garantir que tous les systèmes financiers et opérationnels répondent aux exigences d'un programme en pleine croissance.

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Le/La directeur(trice) des finances et des opérations collaborera avec les principaux services, les équipes de programme et les responsables des pays afin de garantir une préparation adéquate en matière de sécurité et de sûreté. Il/Elle supervisera également les autres pays du pôle. Cela comprend la garantie d'une gestion financière rigoureuse, de l'efficacité opérationnelle et du respect des politiques organisationnelles et des exigences des donateurs. Il/Elle aidera les équipes pays à renforcer les contrôles internes, à optimiser l'utilisation des ressources et à améliorer les systèmes opérationnels afin de permettre une mise en œuvre efficace des programmes au sein du pôle.

Ce poste sera basé à Kinshasa, en RDC, et supervisera les équipes Finance, Administration, Achats, Logistique et Installations. Il sera rattaché au Directeur Pays, avec un lien hiérarchique technique avec le Directeur Régional des Opérations Afrique et collaborera avec d'autres équipes régionales et mondiales.

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Principales responsabilités :

a. Leadership et gestion :

• Élaborer, coordonner et mettre en œuvre des plans de gestion financière, de planification et d’analyse ainsi que d’opérations et d’administration pour assurer une prestation de services efficace et efficiente et pour soutenir les activités de projet conformes.
• Diriger les équipes assignées, encadrer et développer les employés, en fournissant des conseils si nécessaire.
• Assurer une dotation en personnel et un recrutement adéquats pour permettre une prestation de services en temps opportun ; faciliter et répartir l'établissement d'objectifs et les affectations d'équipe à l'appui des opérations du programme national et de la prestation de services programmatiques en étroite collaboration avec la direction du pays et la direction des opérations régionales.
• Offrir un excellent service client et diriger l’amélioration continue des processus pour une prestation de services efficace et efficiente.
• Travailler en étroite collaboration avec la direction du pays et le directeur des opérations régionales pour développer et mettre en œuvre des stratégies et des améliorations qui mènent à l’excellence opérationnelle.
• Contribuer à l'identification des opportunités de financement, à la planification stratégique de la croissance, à l'établissement de partenariats stratégiques et à la conception et à la soumission de propositions de haute qualité.

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b. Gestion financière, planification et analyse :

• Comptabilité : Superviser les processus comptables, y compris les dépenses, la paie, la conformité fiscale, les déplacements et les décaissements, en garantissant la prestation de services en temps opportun et le respect des politiques et des procédures locales de PATH.
• Rapports et relations extérieures : collaborer avec la direction du pays et les équipes de projet pour développer et compiler des informations pour les rapports ad hoc et obligatoires destinés aux gouvernements, aux donateurs et aux autres parties prenantes.
• Assurer des rapports précis, complets et opportuns sur la performance financière et à des fins statutaires.
• Point de contact principal avec les banques ; gérer les relations bancaires pour assurer une prestation de services efficace et rentable.
• Gestion des contrats et des sous-attributions : Veiller à ce que des processus de sous-attribution, des systèmes de suivi et de gestion adéquats soient en place et opérationnels pour une émission, un reporting et une supervision des sous-attributions en temps opportun.
• Budgétisation annuelle et par projet : Élaborer les budgets du programme national. S'assurer que les équipes Finance et PADM respectent les délais budgétaires de la planification et de l'analyse budgétaire (FP&A), que la planification et la budgétisation des projets et des subventions locaux sont exactes et complètes, et que tous les budgets sont correctement téléchargés dans Business World (BW).
• Diriger le processus de prévision et les revues trimestrielles d'activité. Mettre à jour régulièrement les prévisions financières, en soulignant les principaux défis et opportunités influençant la performance et les objectifs.
• Diriger les équipes PADM pour assurer la mise à jour régulière de toutes les prévisions dans BW et SalesForce. Obtenir les informations nécessaires et fournir des informations à l'équipe FP&A.
• Gérer la paie et les taxes locales sur la masse salariale, assurer le respect des réglementations gouvernementales locales et de toutes les lois financières et fiscales, telles que l'impôt sur le revenu, la TVA, la retenue à la source, la sécurité sociale.
• Assurer des contrôles budgétaires adéquats et le respect de ces contrôles pour garantir que toutes les dépenses/charges sont correctement vérifiées et approuvées par rapport aux bons codes de facturation.
• Fournir des rapports mensuels sur les performances financières, conseiller et mettre en œuvre des mesures correctives pour garantir que les résultats réels sont conformes aux objectifs fixés.
• Soutenir la prise de décision financière : Soutenir l'équipe FP&A avec un soutien à la décision financière dans les domaines visant à favoriser l'optimisation, l'efficacité et l'agilité de nos opérations et agir en tant que conseiller stratégique de confiance auprès du directeur national.

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c. Administration et gestion des installations :

• Aider le responsable des opérations et des achats de la RDC à élaborer et réviser les directives et exigences appropriées pour tous les bureaux régionaux de la RDC et à garantir la mise en place et l'adéquation de toutes les installations nécessaires. Cela comprend le mobilier adéquat, le système de réapprovisionnement des fournitures de bureau et la sécurité du personnel.
• S'assurer que les bureaux de PATH RDC répondent aux besoins du personnel (biens meubles et immeubles et espaces extérieurs, le cas échéant).
• Établir, surveiller et maintenir les activités et fonctions opérationnelles conformément aux politiques de PATH et au respect des exigences des donateurs.
• Gestion de bureau : Soutenir la gestion des bureaux physiques, des actifs, de la sécurité et de la sûreté de PATH dans tous les sites de PATH en RDC.
• Sécurité et conformité : mettre en œuvre et maintenir des processus pour garantir un environnement de travail sûr, sain et conforme à tous les employés et visiteurs.
• Travaille avec le conseiller juridique, l'OGC et le responsable des partenariats de la RDC pour élaborer et exécuter des accords nécessitant l'examen de l'agence locale, tels que des accords de partenariat, des lettres d'engagement, des protocoles d'accord et des accords de collaboration.
• Travailler avec les opérations régionales et évaluer régulièrement les besoins de transport du programme national et s'assurer que des solutions appropriées sont mises en œuvre, y compris une gestion efficace de la flotte.
• Superviser la fonction voyages du programme pays. Veiller au respect des politiques de voyage mondiales de PATH pour le personnel de la RDC et concevoir, mettre en œuvre et maintenir des politiques de voyage spécifiques à la RDC qui complètent les politiques mondiales ; gérer le personnel chargé de la mise en œuvre des politiques de voyage et de l'organisation des voyages ; demander les autorisations nécessaires pour les voyages.
• assurer le bon entretien des bureaux et des installations.
• Examiner et garantir une assurance responsabilité civile appropriée pour tous les bureaux et installations, y compris l’assurance des actifs.
• Assurer la fourniture d'autres services de bureau de base, notamment l'eau, les égouts, le nettoyage et l'entretien des terrains dans tous les bureaux occupés (si nécessaire)
• En cas de besoin, travailler avec l'équipe DRC pour faciliter la mise en place du nouveau bureau de projet, y compris l'approvisionnement et la création d'espaces de bureau, la négociation du bail, l'identification et l'approvisionnement en mobilier et accessoires, l'image de marque, etc.
• Travailler avec les équipes de projet et les opérations régionales pour faciliter la clôture du projet, y compris l'élimination ou la relocalisation appropriée des actifs, la fermeture et la sortie des bureaux.
• S'assurer que le registre des actifs est à jour et précis en liaison avec les équipes concernées.

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d. Gestion des achats et des contrats :

• En collaboration avec le responsable des opérations et des achats, superviser la fonction d'achat CP, en garantissant la séparation des tâches, une concurrence adéquate et des sélections de fournisseurs rentables à l'appui des opérations du pays, en fournissant un leadership stratégique et un soutien pour un approvisionnement efficace et efficient.
• Assurer un soutien aux achats agile, efficace et axé sur le rapport qualité-prix qui favorise une mise en œuvre efficace des programmes.
• Fournir des conseils opportuns et appropriés sur la politique, la stratégie et la mise en œuvre des achats dans l’ensemble du CP.
• Augmenter l’efficacité en développant des processus, des procédures et des meilleures pratiques pour soutenir efficacement les programmes et les opérations dans tous les bureaux ; créer des indicateurs de performance et de responsabilisation.
• Diriger les processus d'appel d'offres et de préqualification en étroite collaboration avec l'équipe d'approvisionnement mondiale et les opérations régionales.
• Assurez-vous que les calendriers de clôture de tous les accords sont dûment exécutés rapidement et que tous les documents pertinents sont soumis et classés.
• Soutenir la mise en place d’un comité d’examen des marchés publics en RDC et veiller à ce qu’il fonctionne de manière transparente.
• Prendre l’initiative de veiller à ce que tous les dossiers et registres d’approvisionnement soient mis à jour et conservés par les équipes d’approvisionnement du pays.
• Coordonner la collecte des plans d’approvisionnement annuels auprès des RPM et les consolider dans le plan national.
• Développer et entretenir des relations solides avec les parties prenantes internes et externes pour assurer une performance optimale.
• Collaborer, négocier et s’engager avec les principaux fournisseurs et entrepreneurs pour assurer la livraison en temps voulu des biens et des services.
• Participer au processus de diligence raisonnable pour les fournisseurs.
• Superviser le service des achats, fournir le soutien administratif nécessaire aux expéditions d’actifs et faciliter les exonérations, y compris fiscales, lorsque cela est viable.
• En étroite collaboration avec les responsables du programme et le responsable de la chaîne d'approvisionnement, assurez-vous que toutes les fournitures du programme sont prêtes à être distribuées conformément aux dates de livraison convenues.
• Examiner les politiques et les seuils d’approvisionnement spécifiques à chaque pays.
• S'assurer que tout le personnel est formé aux processus d'approvisionnement si nécessaire

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e. Gestion des risques :

• Contrôles internes, audits et conformité fiscale : travailler en étroite collaboration avec le directeur des opérations régionales pour développer et superviser les procédures locales et la conformité du contrôle interne avec les politiques de PATH.
• Coordonner les audits légaux et le dépôt des déclarations annuelles auprès des autorités gouvernementales compétentes.
• Travailler avec les opérations régionales et superviser tous les audits, en garantissant l'engagement rapide des services d'audit et fiscaux en partenariat avec les parties prenantes internes concernées et l'exécution complète des conclusions et recommandations de l'audit interne.
• Soutenir la direction du pays et le directeur des opérations régionales en fournissant la gouvernance et la gestion nécessaires pour identifier, évaluer, atténuer et surveiller les risques opérationnels du CP.
• Travaille en étroite collaboration avec Legal Affair (LA) et les opérations régionales pour assurer la conformité avec les enregistrements, les licences et les exigences statutaires du gouvernement, y compris le dépôt des déclarations annuelles, le cas échéant.
• Examiner et mettre à jour régulièrement les plans de gestion de la sécurité PATH pour le pays, conformément au calendrier PATH et respectés par l’ensemble du personnel.
• Développer des outils, des pratiques et des politiques de gestion des risques pour analyser et signaler les risques de l'organisation et les gérer conformément au cadre de gestion des risques.
• S’assurer que les politiques et stratégies de gestion des risques de l’organisation sont conformes aux normes établies et aux impératifs stratégiques.
• Assurez-vous que des couvertures d’assurance adéquates sont en place, mettez en œuvre des mesures de santé et de sécurité et élaborez des plans de continuité des activités pour limiter les risques et préparer des mesures d’atténuation.
• Fournir un soutien et organiser des formations au personnel pour renforcer la sensibilisation aux risques au sein de l’organisation.
• Soutien à l’examen des principaux contrats, des installations proposées et/ou des nouveaux paysages de programmes pour les implications en matière de risques.
• Participer et superviser les examens et évaluer les politiques de gestion des risques, en suggérant des améliorations.
• Assurez-vous que les contrôles d’atténuation des risques sont mis en œuvre et fonctionnent efficacement dans les paysages et dans toute l’organisation.
• Contribuer à l’expansion du Hub et aux efforts d’enregistrement de nouveaux pays.
• Examiner les recommandations d'audit et s'assurer que les mesures correctives convenues sont mises en œuvre. Tenir informés l'équipe de direction, les collègues financiers et les responsables des constatations récurrentes.

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Reporting et relations extérieures : 

• Soutenir le directeur de pays et les directeurs/gestionnaires de projet dans la compilation des informations pour les rapports requis et la production de rapports pour les parties prenantes gouvernementales et donatrices.
• Avec le soutien de l’équipe de reporting des donateurs et d’autres membres du personnel du siège, diriger l’élaboration et la soumission des rapports financiers exigés par les donateurs.
• Répondre aux demandes ponctuelles des donateurs si nécessaire.
• Reporting – développer et gérer un système de suivi des livrables.
• Échanger des connaissances et réseauter avec le personnel financier des organisations internationales pour comprendre l'environnement économique, social et politique du pays.

Administration/gestion des sous-subventions :

• Gérer les accords des consultants, les bons de travail et les sous-accords et sous-contrats dans le pays, ainsi que superviser l'élaboration et la mise en œuvre des sous-subventions et autres accords.
• Soutenir les équipes de projet des bénéficiaires en élaborant des plans de travail, en surveillant les progrès, en suivant les dépenses, en préparant des rapports et en facilitant le respect par les bénéficiaires des termes de leurs accords.

Expérience et compétences requises :

• Éducation : BSC/BA en comptabilité, finance ou domaine pertinent ; qualification MSc/MA/MB&A ou CPA/ACCA fortement souhaitée.
• Expérience professionnelle : plus de 10 ans de gestion ou de direction d’équipes financières et opérationnelles au niveau national.
• Leadership : Compétences avérées en leadership avec une capacité à fournir des conseils et du soutien.
• Communication et collaboration : Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Capacité à collaborer efficacement avec diverses équipes et parties prenantes.
• Compétences organisationnelles : Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
• Sens des affaires financières : Connaissance approfondie des principes financiers et comptables, solide connaissance de l'analyse et des prévisions financières. Esprit d'analyse et capacité stratégique.
• Communication : Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Capacité à persuader et à influencer différents types de publics (contributeur unique, cadres intermédiaires et dirigeants exécutifs).
• Maîtrise des logiciels : Excellente maîtrise de MS Outlook, Word, Excel et des systèmes de comptabilité ERP avancés. La connaissance d'Unit4 Business World et de Salesforce est un atout.
• Expérience en ONG : Une expérience préalable dans une ONG ou un environnement similaire est très avantageuse.
• Connaissances des donateurs : La connaissance de la gestion et de la conformité des projets des donateurs internationaux est un plus.

Compétences en leadership : Insuffler la confiance : Gagner la confiance des autres grâce à l’honnêteté, l’intégrité et l’authenticité.
 

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• Qualité des décisions : Prendre de bonnes décisions en temps opportun.
• Ingéniosité : Sécuriser et déployer les ressources de manière efficace et efficiente.
• Planifie et aligne (priorisation) : Planifier et prioriser le travail pour respecter les engagements alignés sur les besoins organisationnels.
• Résultats obtenus : Obtenir des résultats de manière constante, même dans des circonstances difficiles.
• Collaborer : Établir des partenariats et travailler en collaboration avec d’autres pour atteindre des objectifs communs.
• Capacité et expérience à soutenir plusieurs programmes nationaux à travers le hub
• Adaptabilité situationnelle (Agile et flexible) : Approche adaptative en temps réel pour répondre aux exigences changeantes de différentes situations.
• Courage : S'engager à aborder des questions difficiles, dire et faire ce qui est nécessaire même lorsque cela n'est pas populaire et aider le directeur du pays à prendre les bonnes décisions, le cas échéant.

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Directeur des finances et des opérations