Informations

Entreprise : MERCY CORPS

Domaine d'activite : Consultant & Autres

Référence : 208/0E/MC-DRC/2024

Nombre de postes : 1

Type de contrat : autres

Salaire : N/C

Ville : Kinshasa

Contexte et mission :

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Formation en Logistique Humanitaire

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LES FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE

Sous la supervision du Conseiller Senior Relation Publiques & Ressources Humaines, l’Assistant.e Administration et Protocole participera au bon fonctionnement de la mission de Mercy Corps en RDC. 

Travaillant en étroite collaboration avec son superviseur, l’Assistant.e Admin & Protocole assurera son travail dans le respect des règles et procédures de Mercy Corps globale.

a. Appui suivi des visas

• Faire la légalisation des lettres d’invitation auprès des ministères de la Justice et des Affaires Etrangères et faire le rapport à qui de droit
• Faire les achats des prises en charges de la Direction Générale des Migrations (DGM), les remplir par visiteur et s’assurer qu’elles reçoivent tous les cachets et signatures (communes & chancellerie DGM)
• Être en contact régulier avec les services de la Direction Générale des Migrations pour le suivi de tout genre de visa
• Travailler de concert avec l’Officier Senior Protocole pour la mise à jour des visas en cours de traitement au niveau de la DGM
• Obtenir toute demande de déplacement pour les visiteurs du projet mené par Mercy Corps.

b. Accueil des visiteurs expatriés du projet
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Formation en Logistique Humanitaire

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• Faire les réservations des chambres d’hôtels pour les staffs en mission à Kinshasa.
• Accueillir les visiteurs expatriés au niveau de l’aéroport international de N’Djili et assurer leur logement à l’hôtel.
• S’assurer que les visiteurs ont reçu les téléphones et cartes sims locales rechargées en crédits téléphoniques
• Remplir régulièrement le tableau des arrivées internationales et nationales ainsi que son fichier électronique.

c. Gestion des courriers

• Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers
• Enregistrer et classer les correspondances
• Assurer le dispatch à l’interne et à l’externe des correspondances reçues et sortantes tout en assurant leur classement électronique et physique
• Distribuer des correspondances auprès des partenaires
• Toutes autres tâches connexes.

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Formation en Logistique Humanitaire

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Profil recherché :

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :

• Diplôme d’Etat ou Universitaire
• La faculté à pouvoir suivre plusieurs tâches à la fois et à changer ses priorités selon les besoins du département
• Très bonne aptitude d’organisation et de planification
• Capacité à travailler sous pression et à correctement gérer son stress
• Bonnes connaissances du pack Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, Powerpoint).
• Maîtrise de la langue française.

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Formation en Logistique Humanitaire

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FACTEURS DE SUCCÈS :

• L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et international et les communautés bénéficiaires est fortement demandée.
• Une habilité démontré de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis sans supervision est fortement demandée.
• L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire.
• La confidentialité, discrétion, l’honnêteté et intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.
• Être un communicateur parfait et surtout donner les feedbacks à temps.

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Formation en Logistique Humanitaire

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