Emplacement

Poste basé sur le terrain en RDCongo.

Date de début et détails du contrat initial

DÈS QUE POSSIBLE . Temps plein, 12 à 24 mois.

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Formation en Cartographie avec ArcGIS

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Aperçu du rôle

Le gestionnaire de support de projet itinérant est essentiel au fonctionnement efficace et efficient des opérations dans la zone à laquelle il est affecté. Ce rôle varié et stimulant consiste à couvrir les fonctions support, notamment le Responsable Support Projet , le Responsable Ressources Humaines, le Responsable Logistique et le Responsable Financier. Plus spécifiquement, il s'agira de coordonner et de gérer les principales fonctions de support, notamment l'administration générale, la gestion de la base, les finances, les ressources humaines, la logistique et la sécurité. Avec la responsabilité de la direction hiérarchique pour le personnel impliqué dans des rôles de support. En l'absence du coordinateur du projet, le responsable itinérant du soutien au projet représente également Medair lors des réunions pertinentes avec les entrepreneurs, les autorités locales, les ONG et d'autres parties prenantes. 

Aperçu du projet

Medair propose des interventions multisectorielles vitales aux populations touchées par les situations d'urgence dans l'est de la RDC, dans des zones difficiles d'accès et malgré les problèmes de sécurité.  Les secteurs d'intervention sont la santé, la nutrition et WASH. En termes d'épidémies, la partie orientale de la RDC, où Medair apporte son soutien, connaît de fréquentes épidémies de maladies, telles que   la rougeole et le choléra. Dans ce contexte, l’accès et la qualité des soins de santé primaires sont une priorité. 

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Domaines d'activité clés

Gestion du support de projet itinérant 

• Assurer le bon fonctionnement de la base assignée, y compris la supervision du personnel, la maintenance et la liaison avec les propriétaires, les entrepreneurs et les fournisseurs
• Superviser toutes les activités financières pour garantir que tous les besoins en matière de gestion de trésorerie, les délais de reporting et les exigences d'audit interne et externe sont respectés.
• S'assurer que tous les contrôles financiers internes sont en place et que les directives de Medair et des donateurs sont suivies, superviser la préparation des rapports financiers hebdomadaires et mensuels, examiner les rapprochements effectués par les assistants financiers.
• Gérer le(s) budget(s) de base, garantir que les dépenses respectent les directives établies, en veillant à ce que tous les fonds soient dépensés correctement et en temps opportun, conformément aux exigences et aux délais des donateurs.
• Superviser toutes les activités de ressources humaines, en soutenant les supérieurs hiérarchiques selon les besoins dans des domaines tels que le recrutement, l'intégration, la formation, les évaluations, les mesures disciplinaires, etc.
• Veiller à ce que toutes les exigences légales nationales et internationales relatives à l'emploi soient respectées, y compris les contrats, les déductions légales, la tenue des registres, etc.
• Fournir un soutien logistique au personnel du programme et aux bases de terrain, y compris la gestion de la chaîne d'approvisionnement, des véhicules, des actifs, des équipements informatiques et de communication et la formation du personnel logistique.
• Veiller à ce que des procédures précises et efficaces soient maintenues dans la logistique, en particulier dans les domaines de l'approvisionnement, du stockage et du transport.
• Surveiller que les sauvegardes informatiques régulières, les mises à jour antivirus et la maintenance de routine sont effectuées et fournir un dépannage informatique si nécessaire
• En collaboration avec le PC, travailler avec les gestionnaires de terrain et le personnel du BSG dans la préparation et l'élaboration de budgets de soutien et de coûts partagés, en veillant à ce qu'ils répondent à toutes les exigences pertinentes de Medair et des donateurs.
• Gérer et suivre les dépenses du budget attribué, notamment en aidant les chefs de projet à effectuer des analyses trimestrielles du pipeline, en veillant à ce que les dépenses soient conformes aux exigences et aux délais des donateurs et en informant les responsables de terrain concernés de tout ajustement nécessaire.

Gestion de la sécurité 

• En l'absence du CP, assister à toutes les réunions externes pertinentes de coordination et de sécurité et transmettre les informations, le cas échéant, aux gestionnaires et au personnel appropriés.
• Suivre les instructions du PC, pour assurer la disponibilité du matériel d'urgence
• Fournir un soutien dans la gestion des incidents de sécurité, selon les besoins, y compris la rédaction et la soumission de rapports d'incidents

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Administration 

• Rédiger, gérer et réviser périodiquement les contrats entre Medair et les fournisseurs externes, en s'assurant qu'ils restent valides et pertinents et que les termes et conditions sont respectés.
• Soumettre des rapports internes précis et opportuns comme l'exigent la direction sur le terrain et le siège et contribuer sur demande aux rapports externes.
• Veiller à ce qu'une trace écrite claire et transparente soit en place pour toutes les transactions, que les enregistrements soient conservés de manière ordonnée et en temps opportun et que le système de classement (archives) soit conforme aux exigences de Medair et des donateurs.

Gestion du personnel 

• Gérer et superviser le personnel de soutien au programme affecté, y compris le recrutement, la gestion quotidienne, le suivi des performances, les mesures disciplinaires, le développement et la formation, l'évaluation, etc.
• Tenir des réunions d'équipe régulières avec le personnel de soutien au programme affecté, examiner les objectifs de l'équipe et individuels et s'assurer que les membres de l'équipe sont tenus informés des questions pertinentes à leur travail.

Communication 

• Développer et maintenir une structure de communication transparente, honnête et solidaire avec les collègues pour garantir qu'ils soient tenus informés des activités et des exigences liées au soutien.
• Développer et entretenir des relations positives avec les fournisseurs, les autorités locales, d'autres ONG et toute autre partie prenante, représentant Medair et assurant une bonne coopération et des partenariats.
• Travaillez à renforcer la communication interne, le soutien et la compréhension mutuelle entre les fonctions de support et les programmes en fonction de votre niveau de travail et de votre zone d'influence.

Gestion de la qualité 

• Promouvoir et utiliser la bibliothèque électronique Medair et d'autres procédures opérationnelles, en veillant à ce que tous les formats standardisés soient utilisés et que les versions les plus récentes soient respectées.
• En collaboration avec les responsables concernés, examiner, développer et mettre en œuvre (le cas échéant) des systèmes pour améliorer la transparence et détecter et finalement prévenir les pertes ou les fraudes. Effectuer des inspections régulières et des contrôles ponctuels, tant sur les systèmes que sur les travaux en cours, pour garantir la meilleure utilisation des actifs et des ressources de Medair.

Vie spirituelle d'équipe 

• Reflétez les valeurs de Medair auprès des membres de l’équipe, du personnel local, des bénéficiaires et des contacts externes.
• Travaillez, vivez et priez ensemble dans notre équipe basée sur la foi chrétienne. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, y compris les dévotions d'équipe, la prière et les mots d'encouragement.
• Encouragé à rejoindre et à contribuer au réseau de prière international de Medair.

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Qualifications

• Diplôme universitaire dans une matière pertinente ou qualification professionnelle/technique équivalente
• Français fort (parlé et écrit). Bon anglais (parlé et écrit).

Expérience

• Expérience de gestion post-qualification dans une profession pertinente
• Expérience de travail dans un environnement interculturel, préférable dans un rôle de soutien
• Capacité à travailler sous pression et à gérer son niveau de stress personnel
• Créatif, ouvert d'esprit, flexible, autodidacte
• Bonne compréhension des enjeux interculturels. Diplomatique
• Attentif et hospitalier envers les collègues, les visiteurs de la maison de l'équipe
• Capable de faire face aux conditions de vie de base sur le terrain et lors des sorties sur le terrain. Capacité à résoudre des problèmes
• Excellent communicateur. Bonnes compétences en calcul et en rédaction de rapports
• Engagement envers les meilleures pratiques
• Capable de superviser plusieurs tâches, de prioriser et de déléguer selon les besoins
• Solides compétences en leadership. Style de gestion consultatif. Décideur responsable
• Capable d'instaurer la confiance et de faire respecter les procédures. Solides compétences en organisation et en gestion du temps
• Compétences en coaching et en formation

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