Informations sur l'emploi

Titre du Poste : Associé (e) Administratif et Financier ( 2 postes)

Niveau Requis : Diplôme universitaire supérieur, Diplôme d'études secondaires

Année d'Expérience Requise : 4 ans, 7 ans

Lieu du Travail : Niger

Date de Soumission : 18/04/2023

Description de l'emploi

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

1. Office/Unit/Project Description

Le Programme de Renforcement du Système Pénitentiaire du Niger (PRESPEN), couvrant la période 2022-2026 sera mis en œuvre par le PNUD et vise à soutenir le Niger dans la mise en œuvre de la réforme pénitentiaire et à assurer la mise en conformité de ses établissements pénitentiaires (EP) avec les standards internationaux pour le traitement des détenus (Règles Mandela). Il met en œuvre une approche intégrée prenant en compte plusieurs leviers d’amélioration des conditions d’incarcération et de réinsertion dans la société, a deux objectifs principaux :
1) l’amélioration des conditions de détention, grâce à la réhabilitation et l’aménagement des EP, l’amélioration de l’offre de services sanitaires, le renforcement des mécanismes de contrôle interne et de suivi externe des conditions de détention des EP et l’équipement et la formation des personnels.

2) l’appui à la réinsertion socio-professionnelle des personnes détenues, par la disponibilité de terrains agricoles et d’ateliers, la conduite de cours et de formations certifiantes adaptées, la mise en place de comités de gestion des activités pénitentiaires, le développement de services sociaux, la mise à disposition de suivi post-carcéral, et la sensibilisation de la société.

Il s’inscrit pleinement dans la Politique Pénitentiaire et de Réinsertion (PPR) 2020 du ministère de la Justice et son Plan d’action 2020-2024, en particulier l’axe 2 (humanisation des conditions de détention) et l’axe 3 (réinsertion sociale et productivité des détenus).

1. Scope of Work 

Sous la direction du CTP du PRESPEN et la supervision directe de l’analyste financier, l’Associé Administratif et financier apportera une assistance technique et opérationnelle à la gestion opérationnelle du projet, en appliquant les procédures et normes du PNUD afin de garantir les principes du PNUD en matière de gestion financière et administrative. Il doit orienter ses actions sur l’atteinte des résultats fixés par le projet.  Les fonctions et responsabilités seront les suivantes :

1.Fournir une assistance à la gestion de projet en soutenant les processus administratifs et opérationnels en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Contribuer de manière proactive à la mise en œuvre quotidienne du projet et assurer la conformité avec les résultats attendus et les plans de travail du projet ;
• Soutenir l’équipe du projet dans la préparation des plans de travail annuels ;
• Assurer la conformité avec les cadres de procédures, y compris en apprenant et en appliquant les politiques et procédures des programmes et opérations du PNUD (POPP), et en conformité avec l’approche du PRESPEN ;
• Préparer des documents d’information pertinents à utiliser dans les réunions, discussions et les séances d’information ;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions ;
• Aider à la prise de rendez-vous, à l’organisation de réunions et d’événements, à la rédaction de procès-verbaux de réunions et à la rédaction de la correspondance demandée par le responsable du PRESPEN ;
• Assurer le suivi des actions urgentes et des dossiers et s’assurer que les rapports statutaires ainsi que l’inventaire sont soumis à temps ;
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers du PRESPEN

2.Assurer le contrôle adéquat des biens acquis dans le cadre du projet et veiller à l’organisation des services logistiques en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Préparation des rapports d’inventaire ;
• Mise en œuvre du contrôle de l’inventaire et de la vérification physique dans le cadre du projet.
• Apporter un appui efficace pour l’organisation des déplacements et des missions de l’équipe, selon les besoins, en veillant à la bonne utilisation des ressources du PNUD ;
• Organisation des voyages, y compris l’achat des billets, le calcul de l’indemnité journalière de subsistance, la préparation des bons de commande, l’organisation des expéditions, l’entretien des véhicules, l’organisation des conférences ;
• Appuyer les membres de l’équipe pour assurer le paiement des DSA.

3.Assurer la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière, adapter les processus et les procédures en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Veiller au respect des règles et règlements des processus financiers, des dossiers et rapports financiers et du suivi des audits conformément au cadre de contrôle interne  ;
• Contrôle approprié des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers pour les FACE ; préparation de tous les types de bons ; Cycle de paiement et exécution des paiements.
• Préparation des accords de partage des coûts et de fonds d’affectation spéciale, suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources en CO ;
• Compiler et vérifier les données budgétaires et comptables en effectuant des recherches dans les dossiers, en calculant les coûts et en estimant les dépenses prévues ;
• Préparer des rapports sur la situation financière, des rapports d’avancement et d’autres rapports conformément aux exigences du PNUD en matière d’établissement de rapports ;
• Préparer les rapports financiers et les documents selon les formats spécifiés, les projets, les plans de programme et les documents de référence généraux, ainsi que les tâches administratives/financières générales ou spécialisées liées au projet qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné.

4.Contribuer à la facilitation de l’acquisition et du partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Organisation de formations pour le personnel des opérations/projets sur l’administration, la logistique et les finances ;
• Synthèse des leçons apprises et des pratiques exemplaires en matière de gestion administrative et financière ;
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Impact des resultats:

Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution globale des services  administratifs et financiers du PREPEN  et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. L’analyse et la présentation précises de l’information administratives et financière assurent des processus appropriés dans le CO.

1. Institutional Arrangement

IL/Elle est placé(e) sous la supervision du CTP et la supervision directe du chargé des finances.

1. Competencies

Core

Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:                 
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously:
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility: 
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination:
LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner:
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion:
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies 

Finance
Budget management
Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets

Administration & Operations                 
Events management (including retreats, trainings and meetings)
Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.

Business management
Project Management
Ability to plan, organize, prioritize, and control resources, procedures and protocols to achieve specific goals

Results-based Management
Ability to manage programs and projects with a focus at improved performance and demonstrate results

Administration & Operations
Documents and records management
Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving

1. Minimum Qualifications of the Successful NPSA

Min. Education requirements

• Avoir un diplôme d’Etude secondaire ou un diplôme universitaire en gestion administrative, gestion financière, gestion des projets, comptabilité contrôle ou audit ou tout autre domaine connexe.

Min. years of relevant work experience

• Avoir au minimum 7 ans d’expérience avec des études sécondaires ou 4 ans d’expérience avec un diplôme universitaire dans les domaines de l’appui administratrif et financier aux projets de développement

Required  skills       

• Avoir une expérience antérieure avec le PNUD , le SNU ou des ONG international ;
• Avoir de l’expérience dans l’assistance à la gestion de projets en soutenant les processus administratifs et opérationnels sera un avantage ;
• Expérience dans l’assistance à la gestion des biens et à l’appui logistique sera considéré comme un atout ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler en équipe, bonnes relations interpersonnelles, attitude flexible, capacité à travailler sous pression
• Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante et au sein d’une équipe ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des feuilles de calcul et de bases de données, expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web et de finances ERP, de préférence PeopleSoft.

Required Language(s)            

• Maîtrise du Français écrit et parlé est exigée
• Connaissance de l’anglais est souhaitée.

Mentions légales
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

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