1. Citez et expliquer les différentes phases du cycle du projet.

Programmation : Définition des orientations et principes généraux. Sur base de l’analyse des problèmes et des potentialités, en tenant compte des priorités locales, des actions mises en œuvre par les autres bailleurs de fonds ainsi que des capacités locales. Il en résulte du Cadre de Stratégie Pays.

Identification : Les besoins et intérêts des parties prenantes sont analysés. Les idées de projets et d’autres opérations sont identifiées et examinées en vue d’être éventuellement approfondies. 

Des études sectorielles, thématiques ou de « pré-faisabilité » d’un projet peuvent être réalisées pour la formulation d’un projet ou d’une action.

Instruction : Est parfois appelée « conception », « préparation », « formulation », ou « évaluation ex ante »), tous les aspects importants de l’idée de projet sont examinés, en tenant compte des  facteurs de qualité clés et les points de vue des principales parties prenantes. Les bénéficiaires et autres parties prenantes devraient participer activement à la description détaillée de l’idée de projet. 

Des plans de travail détaillés, comportant un Cadre Logique dotés d’indicateurs des résultats escomptés et d’indicateurs d’impact, ainsi que des calendriers des activités et des ressources  devraient être produits au cours de cette phase. Il en résulte une décision de proposer ou non un financement pour le projet. 

Financement : La proposition de financement est complétée et examinée par le comité interne ou externe approprié. Il s’agit ensuite de décider de financer le projet ou non. 

Une convention formelle, énonçant les dispositions financières essentielles de mise en œuvre, est alors signée.

Mise en œuvre : Les ressources convenues sont utilisées pour atteindre l’objectif spécifique. Les groupes cibles perçoivent les bénéfices prévus et les objectifs plus larges, globaux.

L’état d’avancement du projet fait l’objet d’un suivi régulier permettant de l’ajuster à l’évolution de la situation. A la fin de la mise en œuvre, la décision de clôturer ou de prolonger le projet devrait être pris. 

Evaluation : L’évaluation est une fonction qui consiste à porter une appréciation, aussi systématique et objective que possible, sur un projet en cours ou achevé, un programme ou un ensemble de lignes d’action, sa conception, sa mise en œuvre et ses résultats. Il s’agit de déterminer la pertinence des objectifs et leur degré de réalisation, l’efficience, l’efficacité, l’impact et la viabilité par rapport au développement. 

1. Quelles est la différence entre suivi et évaluation ?

L’évaluation est une appréciation rigoureuse et indépendante des activités réalisées ou en cours visant à déterminer leur niveau de réalisation des objectifs fixés et de contribution à la prise de décision. Les évaluations sont généralement menées pour répondre à des questions clés sur la performance du programme. Son jugement s’articule autour de critères différents qui sont les suivants :

• La pertinence concerne la relation entre les enjeux, les problèmes ou les besoins constatés et les objectifs choisis pour y répondre et la mesure dans laquelle ces derniers présentent une réelle plus-value par rapport à l’existant.
• L’efficacité décrit la réalisation des objectifs.
• L’efficience (autres termes : rendement, coût-efficacité) concerne l’utilisation rationnelle des moyens à disposition et vise à analyser si les objectifs ont été atteints à moindre coût (financier, humain et organisationnel) ; il s’agit donc d’abord de comprendre le coût des effets produits.
• La pérennité vise à savoir si les effets du programme perdureront après son arrêt.
• Le critère de l’utilité concerne la comparaison entre les effets du programme et la problématique sociétale à l’origine de l’intervention publique. Elle inclut donc l’efficacité (effets prévus) mais, notamment, les effets imprévus (aussi bien positifs et négatifs) à la fois sur les populations initialement concernées par le programme et sur des groupes qui n’étaient pas prévus au départ.

L’évaluation peut déboucher sur plusieurs types de confirmations : 

Confirmation du diagnostic et/ou de la stratégie retenue. Cette confirmation n’est pas obligatoirement totale : Le diagnostic peut être confirmé mais certaines modalités d’intervention peuvent être abandonnées.

-Arrêt

Dans ce cas l’évaluation amène à constater des erreurs de diagnostic initiales ou une évolution telle de la situation que ce qui avait été prévalu au lancement du projet n’a plus sa raison d’être…

Autre cas : Les objectifs ont été atteints, la poursuite du projet ne se justifie plus ou le coût du projet est devenu trop lourd.

-Recadrage / réorientation

L’évaluation peut amener, du fait de l’évolution de la situation, à proposer de nouvelles hypothèses d’action, ou à changer des modalités de mise en œuvre du projet qui paraissent inadaptées. Dans ce cas l’évaluation pourra se poursuivre par une nouvelle programmation d’un nouveau projet ou d’une nouvelle phase de projet.

Suivi serait le processus par lequel les parties prenantes reçoivent un retour d’information sur les progrès réalisés en vue d’atteindre les objectifs qu’elles se sont fixés. Il est “la collecte régulière et l’analyse d’informations en vue du contrôle de l’état d’avancement de la mise en oeuvre du projet” (définition utilisée par la DGIS).

Le suivi a pour but de :

- fournir des informations sur l’avancement de la mise en oeuvre des projets

- faciliter la prise de décisions par les managers des projets

- prendre des mesures correctives

- dégager l’expérience/feed-back et d’en tirer les conséquences en terme de planification

Au niveau de l’organe de supervision, le système de suivi doit présenter les caractéristiques suivantes:

1. Clarté des objectifs, des résultats, des activités et des ressources du projet dans le cadre du portefeuille de projets
2. Clarté des responsabilités et des pouvoirs de décisions du manager du projet
3. Clarté des besoins du manager de projet en matière d’informations
4. Clarté des informations que le projet devra fournir
5. Fréquence, processus et format des rapports établis par le projet pour le manager du projet
6. Fréquence et format du feed-back donné par le manager du projet

Deux types principaux de suivi existent :

Le suivi de processus : il mesure les moyens par lesquels les objectifs sont atteints ; ceci inclut l’utilisation des données saisies, l’information sur le progrès des activités et la façon dont les activités sont menées.

Le suivi de l’impact : il examine l’impact des activités du projet sur les objectifs.

1. Décrivez les différentes typologies d’évaluation Selon leur programmation dans le temps.

Evaluation ex-ante : 

Intervient en aval de la mise en œuvre du projet, au moment de la conception d'un programme. Sa fonction est notamment de vérifier l'adéquation des objectifs par rapport aux besoins, enjeux ou problèmes à résoudre.
 

Evaluation intermédiaire ou à mi-parcours

Permet de réorienter l'action. Peut être mise en œuvre pour vérifier, au milieu du cycle du projet, si les besoins sont toujours présents, si la gestion du programme se déroule comme prévu ou nécessite une amélioration et pour analyser éventuellement les premiers effets du programme.

Evaluation finale

En fin de programme, permet d'observer les conséquences à court terme.
Evaluation ex-post

Après l'arrêt du programme, se situe nettement après la clôture de l'action et s'intéresse aux effets à moyen ou long terme (impacts).
Evaluation in itinere (évaluation chemin faisant)

Evaluation effectuée tout au long du déroulement d’une politique, d’un programme, d’une action.

 

1. comparaison entre suivi et  évaluation.

	Suivi	Evaluation
Objectifs	-Améliorer l'efficience, modifier le plan ou l'affectation des ressources -Clarifier les objectifs et leur transformation en indicateurs de performance -Comparer régulièrement les réalisations -Communiquer les progrès aux responsables et les alerter sur les difficultés	-Examiner les relations causales conduisant des activités aux résultats, expliquer pourquoi certains résultats attendus n'ont pas été atteints -Examiner la mise en œuvre -Fournir des enseignements, améliorer l'efficacité, les effets l'impact de la future programmation
Principales activités	-Définition des indicateurs, recueil régulier d'informations, comparaison avec plan, comptes rendus	-Appréciation, mesure systématique des effets, recherche des causalités par des méthodes rigoureuses
Fréquence	-Périodique : journalier, mensuel, trimestriel, ...selon les variables et les programmes	-Episodique, à mi-parcours, en de programme, à posteriori

 

1. C’est quoi un cadre logique ? Décrivez les éléments qui le constituent. 10 Pts

Le cadre logique est une Matrice résumant le schéma de la conception opérationnelle du projet ou du programme y compris l’enchainement logique des objectifs  à réaliser pour atteindre les résultats attendus du projet ou du programme(activités ,produits, réalisations et finalités) , les indicateurs objectivement vérifiables et moyens de vérifications à utiliser pour mesurer ces objectifs ainsi que toutes les hypothèses. C’est un outil qui sert à effectuer une analyse logique et à réfléchir de façon structurée lors de la planification d’un projet et qui s’assure que le projet est pertinent, réalisable et viable.

Les éléments  le constituent sont les suivants :

Dans la logique verticale (en ligne) nous  avons :

• L’objectif Global : c’est à quoi le projet veut contribuer,  l’objectif global d’un projet de développement ne peut être centré sur l’organisation (par exemple, renforcer les moyens d’intervention de l’association Y). Il faut que l’objectif serve la communauté.
• Les objectifs intermédiaires ou spécifiques c’est à quoi le projet veut contribuer, ils sont les sous-objectifs à atteindre pour réaliser l’objectif global.
• Résultats entendus: c’est ce qu’on veut voir en conséquence des activités du projet (Produits des activités mises en œuvre), les résultats représentent la situation finale une fois que l’objectif spécifique ou global est atteint ou qu’une activité a été mise en œuvre. La définition de résultats permet l’établissement d’un système de suivi du projet.

Les activités : ce sont les tâches à exécuter par le projet. Les actions (et moyens) qui doivent être entreprises / fournies pour produire les résultats. Elles résument ce qui doit être mis en oeuvre par le projet.

Dans la logique horizontale (en colonne) :

• Logique d’intervention (résumé narratif) : c’est une description sommaire des éléments de la logique verticale, autrement dit une stratégie sous-jacente au projet.
• Les indicateurs objectivement vérifiables : sont des signes qui mesurent la performance du projet par rapport aux objectifs. Les indicateurs objectivement vérifiables sont des données, exprimées en termes quantitatifs, qualitatifs, de temps, de groupes cibles et de lieu. Il s’agit de données à établir lors du processus de suivi-évaluation du projet. Il est important de bien les choisir car les indicateur doivent être objectifs et laisser le moins de prise possible au jugement de valeur, afin d’être crédibles pour un observateur extérieur.
• Les moyens de vérification : sont des preuves mesurer la performance, Ils font référence aux sources d'information (lieu) qui indiquent la progression du projet en fonction des objectifs.
• Les hypothèses ou les conditions critiques : sont de conditions qui peuvent affecter la progression, la viabilité ou la réussite d’un projet. Elles identifient les facteurs importants qui pourraient affecter la mise en œuvre et la durabilité du projet (les facteurs qui assurent la pérennité des résultats du projet) et qui ne dépendent pas du porteur de projet. Par exemple, s’il existe des menaces sur la liberté cette variable dépend de la situation politique et non du porteur de projet. Néanmoins, une modification de la situation de la liberté de la presse peut avoir un impact extrêmement sur la mise en œuvre du projet.

Importance du cadre logique ? 

Son importance de mieux comprendre les buts et objectifs d’un programme, définir les relations entre les facteurs essentiels à l’exécution du projet et à identifier les éléments internes et externes qui pourraient affecter la réussite d’un projet. Le cadre logique a donc un rôle à jouer à chacune des phases du cycle. Il constitue donc l’outil de gestion de chaque phase du cycle de projet et l’outil de référence  pour élaborer d’autres outils, le calendrier de mise en œuvre et le plan de suivi etc.

 

Quelle est la différence entre un risque et une hypothèse? Veuillez donner un exemple de chacun. (3 pts)

Une hypothèse est un facteur externe susceptible d’influencer la réussite du projet, qui échappe au contrôle direct du gestionnaire de projet, elles figurent dans la quatrième colonne du cadre logique et sont formulées à la forme positive. P.ex : « Réforme des procédure pénales mise en place avec succès » . 

Un Risque est un facteur et événement susceptible d’affecter la bonne marche ou la réussite du projet et qui ont de forter chances de ne pas se réaliser. Il est formulé à la forme négative. P. Ex : « La réforme des procédures pénales échoue » 

 

1. A quoi servent le suivi et l’évaluation pour un projet de développement ?  10Pts

Le suivi et l’évaluation sont des activités pour juger de la progression des activités du projet en direction des résultats attendus et des objectifs. Ce sont des fonctions pour identifier les points forts et faibles du projet et pour prendre de bonnes et opportunes décisions. 

Le suivi est une collecte régulière des informations pour s’assurer du progrès de la mise en œuvre du projet tandis que l’évaluation est une analyse systématique et objective d’un projet en cours ou achevé du point de vue de sa conception, sa mise en œuvre et son impact. 

Les raisons pour lesquelles le suivi et l’évaluation doivent être faits dans un projet de développement sont :

• Améliorer l'efficience, modifier le plan ou l'affectation des ressources
• Clarifier les objectifs et leur transformation en indicateurs de performance
• Comparer régulièrement les réalisations
• Communiquer les progrès aux responsables et les alerter sur les difficultés
• Assurer la responsabilité (redevabilité) envers les parties prenantes
• Examiner les relations causales conduisant des activités aux résultats, expliquer pourquoi certains résultats attendus n'ont pas été atteints
• Examiner la mise en œuvre
• Fournir des enseignements, améliorer l'efficacité, les effets l'impact de la future programmation

Pouvez-vous brièvement expliquer les éléments importants d’un projet de développement communautaire basé sur le système de suivi et évaluation pour atteindre ses objectifs ?

 

Pour permettre au projet d’atteindre son objectif, il sera impérieux de mettre en place un système de Suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage « Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning »  basé sur la participation des bénéficiaires dans toutes ses phases.

En effet, les bénéficiaires seront partie intégrante du projet, ils seront consultés du début jusqu’à la fin du projet, les différentes décisions concernant les projets doivent être prises de façon concertée avec les bénéficiaires y compris les plus marginalisés dans les communautés villageoises notamment les femmes et les enfants.

Un mécanisme de redevabilité sera mis en place pour permettre à tous les bénéficiaires d’accéder aux informations utiles du projet y compris le rapport  des activités. 

Pour permettre un suivi de proximité, des outils adaptés même  au niveau des bénéficiaires doivent être conçus pour permettre à ces derniers de participer dans le processus de collecte, de gestion et d’analyse des données afin qu’ils s’imprègnent de l’évolution du projet, ceci exigera le recours aux approches participatives dans le cadre du suivi et évaluation du projet, le cas de la méthode MARP (Méthode Accélère de recherche participative) qui permet aux bénéficiaires de participer activement au processus d’évaluation d’un projet de manière participative.

Pour arriver à ça, un renforcement des capacités des staffs, partenaires et bénéficiaires en suivi et évaluation est nécessaire pour assoir un système de suivi et évaluation participative

Cela étant, les réunions mensuelles d’analyse et de validation des données avec les bénéficiaires seront organisées dans les communautés bénéficiaires. Au cours de ces réunions, les leçons tirées de la mise en œuvre des activités doivent être partagées avec toutes les parties prenantes.

Le plan de suivi et évaluation du projet qui sera développé dans le cadre du projet tiendra compte de tous ces aspects en prévoyant l’organisation d’une étude de base ou de référence (si cela n’a pas encore été fait), d’une évaluation a mis parcours qui permettra à toutes les parties prenante du projet de faire la rétrospective du projet afin de tirer les leçons (Learning) et rectifier les activités dans le futur pour atteindre l’objectif du projet.

Une évaluation finale participative basée sur l’approche participative sera faite avec les bénéficiaires pour mesurer l’atteinte des résultats avec toutes les parties prenantes dans le projet.

Vous avez été retenu à ce poste, que pensez-vous être votre rôle dans le Cycle de Gestion de Project au sein de l’organisation?

Mon rôle consistera à apporter un appui transversal dans la mise en œuvre du projet.                        Dans un premier temps, mon attention sera focalisée sur la mise en place d’un plan de travail en se réfèrent au cadre logique du projet.

Dans le plan de travail,  une attention particulière sera focalisée sur l’étude de base ou étude de référence si cela n’a pas encore était fait afin d’établir la situation de départ, elle permettra de faire une comparaison avec les résultats atteints à la fin du projet afin de dégager l’apport du projet.

En second, je procèderai à :

• Mettre en place les outils de suivi et évaluation des activités sur terrain dont la base des données, le plan de suivi et évaluation, les outils de collecte des données le circuit de gestion de plainte et de partage d’information (dans le cadre de la redevabilité)
• Renforcer les différentes procédures à l’interne en définissant les normes de qualité qui feront partie de l’arsenal de suivi et évaluation ;
• Mettre en place le système efficace de redevabilité(Accountability) conformément à la norme HAP 2010 de redevabilité et de gestion de qualité, elle se basera sur la mise en place des mécanismes des feedbacks et de partage d’information afin de permettre aux bénéficiaires du projet de partager leurs opinions ;
• Appuyer le programme à capturer et à capitaliser les leçons apprises(Leaning) et les transformer en opportunité pour améliorer la qualité des interventions sur terrain au profit des bénéficiaires
• Renforcer les capacités des staffs du projet et des partenaires ainsi que des représentants des bénéficiaires dans le domaine de suivi été évaluation.

 

Expliquez en quoi consiste le Humanitarian Accountability Partnershi p? Que mettez-vous en place afin de vous assurer de la mise en œuvre de ces principes ? 

Il consiste à créer un engagement de redevabilité et décrit le processus permettant la réalisation des projets/programmes de qualité en faveur des personnes touchées par les crises humanitaires. Il s’appuie sur :

• Des mécanismes de gestion des plaintes surs et accessibles dans les sites d’intervention afin de permettre aux bénéficiaires de donner leurs feedbacks en rapport avec les actions réalisées en leur faveur
• Un plan efficace de partage d’information avec les bénéficiaires portant sur l’organisation (Mission, vision, domaines d’intervention, Historique…), les programmes mis en œuvre par l’organisation (Objectifs à atteindre, activités à réaliser, le budget si l’environnement est favorable
• Un système de feedbacks aux bénéficiaires ayant exprimé leurs préoccupations
• Un système de collecte et de partage des leçons apprises pour la prise de décision et l’amélioration continue
• Un système de renforcement des capacités du personnel pour permettre à l’organisation d’atteindre les engagements conclus avec les bénéficiaires

1. Qu’entendez-vous par Indicateur  et quelle différence faites-vous entre un indicateur de processus, d’effet et un indicateur d’impact ? 10Pt

Un indicateur : Selon la définition, adoptée par USAID, un indicateur est une variable, dont le but est de mesurer le changement au sein d’un phénomène ou d’un processus. 

Les indicateurs du processus sont utilisés pendant le projet pour indiquer si l’avancement est en bonne voie, ils permettent d’apprécier le rythme d’avancement du projet, l’utilisation des ressources et la manière dont le projet est mené, les indicateurs d’effets ont trait aux changements qui apparaissent du fait des interventions du programme dans le moyen ou long terme ; tandis que les indicateurs d’impact mesurent l’effet à long terme des interventions du programme, ils sont utilisées à la fin du projet pour vérifier la pertinence, l’efficience, l’efficacité, l’impact, la viabilité du projet. 

1. Citez et expliquez les caractéristiques d’un bon indicateur ? 5Pts

Un bon indicateur doit être SMART : 

• Spécifique : mesure-t-il exactement ce qui doit être mesuré ?
• Mesurable : est-ce une mesure clair et fiable du résultat ?
• Aitanable/Acceptable : Est-ce que l’indicateur capture l’essentiel des résultats désirés?
• Réaliste/Relevant : Les résultats (s) sont-ils réalistes ?
• Trackable/Temporellement définis : que l’on peut suivre dans le temps.

Un indicateur devrait pouvoir renseigner sur les réalisations selon 5 critères:

• Combien ? = Quantité
• Comment ? Quoi ? = Qualité
• Qui ? = Groupe Cible ou bénéficiaires
• Quand ? = Période ou échéance
• Où ? = Localisation

1. Quelle différence y a-t-il  entre un Indicateur quantitatif et qualitatif ? 5Pts

• Les indicateurs quantitatifs sont des mesures statistiques qui évaluent les résultats en termes de : Nombre, Pourcentage, Taux, Ratio.
• Les indicateurs qualitatifs reflètent ce que les individus pensent, leurs opinions, leurs perceptions et leurs attitudes à l’égard d’une situation ou d’un sujet. Ils peuvent signaler des changements dans la sensibilité, la satisfaction, l’influence, la sensibilisation, la compréhension, les comportements, la qualité, la perception, le dialogue ou le sentiment de bien-être. Les indicateurs qualitatifs mesurent les résultats en termes de : Respect de…,  Qualité de…, Mesure de…, Niveau de …
• Expliquez la différence entre les données quantitatives et qualitatives, et donner 3 exemples de chacune.  (10 pts)

Les données quantitatives sont des variables caractérisées par des valeurs numériques, elles sont exploitables arithmétiquement et regorgeant des informations statistiques qui permet d’évaluent les résultats en termes de nombre, pourcentage, taux, ratio …

tandis que les données qualitatives sont des variables qui n’ont pas de valeur numérique ; leurs valeurs sont souvent des qualités réparties en classe et reflètent ce que les individus pensent,  leurs opinions, leurs perceptions, leurs motivations, leurs croyances, comportements et leurs attitudes à l’égard d’une situation ou d’un sujet. Ils peuvent indiqués des changements dans la sensibilité, la satisfaction, l’influence, la sensibilisation, la compréhension, les comportements, la qualité, la perception, le dialogue ou le sentiment de bien-être. Les résultats qu’elles couchent   sont souvent mesurés en terme de : respect de., qualité de , mesure de, niveau de…     

Exemple : données quantitatives : 

• 64 communautés sont desservies par un système d’alerte rapide,
• 40 % des ménages passent plus de deux heures à collecter de l’eau à des fins domestiques.

données qualitatives : 

• Selon les groupes de consultation communautaires, l’alerte a bien été donnée pendant la simulation de situation d’urgence, mais le volume n’était pas suffisant dans certains cas.
• Lors des discussions de groupe, les femmes ont dit qu’elles passaient une grande partie de leur journée à collecter de l’eau potable, surtout pendant la saison sèche, et que, par conséquent, elles manquaient d’eau pour l’hygiène personnelle et domestique.

1. Pour une étude (Enquête), qu’entendez-vous par contrôle de qualité de données ? à quel moment peut –on faire le contrôle de qualité ? 10Pts

Il est utile qu’une enquête soit marquée par le souci d’appliquer de méthodes saines capables de garantir la qualité des données qui sert à déterminer dans quelle mesure le produit final satisfait aux objectifs initiaux de l’activités statistique, notamment sous l’angle de la fiabilité (exactitude, actualité et cohérence), de plus il facilite l’interprétation de l’enquête, et permet à l’organisme statistique d’accroitre la qualité de l’enquête. Généralement il existe deux types d’évaluation de la qualité des données : 

1. La Certification ou validation : Les données sont analysées avant leur diffusion officielle, afin d’éviter les erreurs évidentes et d’éliminer les données de piètre qualité, à cette étape de l’enquête, on privilégie la comparaison des données à des sources de données externe ou auxiliaire.
2. L’Etude des sources d’erreur : cette démarche permet généralement d’obtenir des renseignements quantitatifs sur les sources précises des erreurs présentes dans les données.

 à quel moment peut –on faire le contrôle de qualité ? Le contrôle de la qualité de données repose sur des indicateurs établis à chacune des étapes de l’enquête.

1. Quels sont les points qui doivent être prise en compte lors de la mise au point d’un système de suivi ? 10Pts

La conception d'un système de Suivi Evaluation comporte se fait généralement en six (06) étapes ou phases ; 

• Définition de l'objectif et du champ d'application du système de Suivi Evaluation : Les réponses aux préoccupations telles que le budget de fonctionnement du Suivi Evaluation, le nombre d'indicateurs à suivre, la fréquence des rapports, les types de communication nécessaire etc.
• Identification des questions relatives à la performance, les indicateurs et les besoins en matière d'information : liée à l'élaboration du Cadre Logique du projet.
• Collecte et organisation de l'information : Au cours de la phase de démarrage du projet, les parties prenantes doivent définir clairement la nature des informations à collecter, l'organisation pratique de la collecte et du stockage des informations en tenant compte rigoureusement des ressources humaines et financières disponibles.
• Modalités de la réflexion critique : Cette étape permet de développer des pratiques pour que l'interprétation des données et l'appréciation que cette analyse implique pour les activités du projet s'inscrive dans une approche participative.
• Communication et établissement des rapports : Cette étape consiste à : établir la liste exhaustive de tous les acteurs concernés, de leurs besoins en matière d'information ; définir la forme sous laquelle l'information sera présentée ; la façon dont les informations seront utilisées ; un calendrier détaillé pour la production de l'information ; responsabiliser les acteurs par rapport à chaque type d'information pour qu'elle soit effectivement disponible à temps.
• Moyens et compétences nécessaires : La définition précise du nombre d'agents du Suivi Evaluation, de leur qualification, de leurs responsabilités et de leurs liens avec les autres acteurs du projet est fondamentale pour que le système fonctionne véritablement. Une ligne budgétaire spécifique et suffisamment dotée doit être prévue pour le Suivi Evaluation.

1. Décrivez le processus que vous pouvez utiliser pour concevoir un outil de collecte de données. 10Pts

• Le processus commence par la connaissance et compréhension  exacte des informations recherchées, puis les sources de ces dernières, la méthode appropriée à cette activité, le calendrier, timing nécessaire et en fin la conception proprement dite de l’outil de collecte des données.
• En suite l’outil continue par être élaboré, évaluation, valider, corriger et ajuster.  Lors de l’élaboration il est utile de connaitre la quantité et la qualité des renseignements à recueillir avec l’outil, les débits de la collecte, de même que la variance entre les réponses.
• L’élaboration d’un nouvel outil nécessite une validation rigoureuse des différentes sections dont les indicateurs.

1. C’est quoi une base de données, et dites en quoi cela peut nous être utile pour le suivi et évaluation ? 10 Pts

Ce terme  est utilisé pour désigner toute source importante de données (stockage) telle qu'une encyclopédie. Les bases de données sont classées en fonction de leur contenu : bibliographique, texte, numérique, et images. La base de données permet d'organiser, de contrôler, de consulter et de modifier la base de données. 

Pour l’appréciation des effets / impacts, les données à collecter sont également indispensables, en vue d’être en mesure d’imputer les changements observés du fait les interventions, il est nécessaire de disposer des informations sur la situation initiale ou de référence. Il s’agit d’une base de données beaucoup plus orientée sur les l’atteinte des produits et sur les impacts / résultats qui devront porter tant sur la situation de base ou de référence que sur les changements possibles à observer suite aux actions/ mesures en cours et/ou qui seront mises en œuvre.

1. Quels types de données sont importants pour un programme Integrated Water Resource Management et pourquoi ?  Donnez au moins 3 exemples des données spécifiques.

Données statistiques : nombre de foyers ayant reçu des formations sur le lavage de mains et la gestion des matières fécales, capacité totale de stockage d’eau du ménage, Quantité totale d’eau utilisée par jour par le ménage. 

Données démographiques : Nombre des Sources principale d’eau utilisés fonctionnelles et équipées (bornes fontaine, puits et forage disponibles), leurs condition d’entretien et/ou de réparation dans le milieu, les pratiques hygiénique du ménage, présence  de service de la prise en charge de maladies hydrique dans le milieu, des ONG asbl  locale ouvrant dans le WASH.

Données sécuritaire : la Situation sécuritaire du milieu et les groupes/troupes armées se trouvant dans le milieu.

1. Pourquoi est-ce qu’on utilise les tableaux croisés dynamiques « en anglais : pivot tables »? (4 points)

Pour nous faciliter à bien analyser les données et calculer les indicateurs

Il permet de générer une synthèse d'une table de données brutes, de regrouper des données selon une ou plusieurs de ses propres catégories (colonnes ou champs) et faire les opérations nécessaires entre les montants correspondants (sommes, moyennes, comptages, etc.). Le Tableau croisé dynamique peut donc créer des mises en forme de tableaux en répartissant les différents champs voulus, en abscisses ou en ordonnées. En particulier, c'est l'outil de choix pour construire un tableau de contingence.

1. Expliquez comment vous pouvez calculer l’indicateur suivant : (3 points): % des femmes violés qui ont reçu les soins médicales en délai de 72 heures.

= : Nbre total des femmes violées ayant reçu les soins médicaux en delai de 72 heures  X 100 

           Nbre total des femmes violées reçues au cours de la période donnée (Mois, Année) 

1. COMMENT mettre en place une procédure de gestion des plaintes ?

• Assurer l’engagement institutionnel
• Consultez les enfants et la communauté
• Définir la procédure et les circuits
• Mettez en place les mécanismes de gestion des plaintes et formés les gens
• Informer les gens sur le fonctionnement des plaintes
• Enregistrez les plaintes
• Accusé de réception de la plainte, oral ou écrit
• Résolution de la plainte
• Réponse à la personne ayant formulé la plainte
• Enregistrez le plainte et tirez les leçons apprises: partagez votre apprentissage

 

1. Dans le cadre d’une crise soudaine qui cause le déplacement d’une communauté, quels sont les aspects de la vie communautaire à évaluer pour définir sa vulnérabilité ? 6 lignes

Les personnes déplacées sont en butte à d’immenses difficultés : quasiment privées de tout, elles voient leurs possibilités de survie menacées, tandis que, bien trop souvent aussi, de graves menaces pèsent sur leur sécurité physique, tant au cours de leur fuite que pendant la période où elles vivent loin de chez elles. Leur situation explique le pourcentage souvent extrêmement élevé de décès parmi les déplacés, en particulier parmi les personnes physiquement plus faibles — enfants, personnes âgées ou femmes enceintes. Les difficultés rencontrées par leurs proches restés sur place, ou par les communautés qui les accueillent, viennent encore aggraver le problème.

Ils peuvent courir ainsi à des risques tel que :

Risques liés à l’environnement : Aléas climatiques (cyclone, sécheresse, tempête, inondation), insectes nuisibles, changement climatique, déforestation, pollution de l’air et de l’eau, épuisement des ressources naturelles, maladies végétales, etc.

Risques politiques: impacts des conflits armés, des instabilités politiques, etc.

Risques sur la santé: les maladies, les accidents et la mort touchent à la fois tout le monde mais de manière différente, les conséquences pour les déplacés étant souvent plus dures. Pauvreté et mauvaise santé forment ainsi un cercle vicieux. Le déplacées vit dans un environnement propice aux risques de maladies et d’accidents et possède une accessibilité aux services de santé plus limitée. Etc 

Risques sur les prix liés aux fluctuations du marché : variation des prix des inputs et des outputs agricoles.

 

1. Une dispute éclate entre des membres de votre équipe. Comment gérez-vous cette situation ?

Lorsque d’un échange conflictuel qui semble s’amplifier, il faudrait :

1. Se positionner en maître de séance ; faire le bilan de la situation ; cela permet de reformuler, et d’entendre les faits
2. Valider la volonté de part et d’autre de sortir de la situation
3. Sortir du jugement de l’autre ; accepter que ce ne soit pas la personne qui est en cause mais son comportement
4. Identifier ce qui est important pour chacun
5. Rappeler l’objectif commun aux différents acteurs ; qu’est-ce qui leurs relie au-delà de ces conflits ? Vers quoi nous voulons plus grand voulons-nous tendre et pour quel intérêt commun, quel est notre objectif.
6. Faire exprimer à chacun ce qui est important pour lui dans cet objectif
7. Que retenons-nous de cette situation conflictuelle pour nous rapprocher de nos objectifs ?

A partir de là, un nouveau périmètre de fonctionnement commun à tous peut-être défini, en toute transparence ; avec l’engagement de chacun d’adhérer à une vision commune et se conformer au règlement d’ordre intérieur de l’organisation. 

 

1. Quels sont les éléments que vous allez analyser lors d’une mission de suivi ?

Selon le niveau de réalisation du projet, les éléments ci-dessous doivent être examinés  lors d’une mission de suivi :

• L’évaluation du plan de démarrage : il s’agit d’établir à l’aide d’une grille, la situation entre prévisions et réalisations et d’en tirer les conclusions et recommandations nécessaires ;
• La situation des activités réalisées (activité prévues et non prévues) ;
• La vérification du niveau de réalisation des activités prévues par rapport au chronogramme et l’identification des écarts et retards ;
• L’analyse des moyens mobilisés (humains, matériels et financiers) ;
• L’identification des contraintes ou blocages qui empêchent ou retardent la réalisation de certaines activités ;
• La conduite d’un entretien avec les concernés pour fournir les explications et justifications nécessaires sur les différents constats ;
• L’analyse critique des constats réalisés et des explications fournies (analyse qualitative et quantitative)
• La formulation de recommandations à l’endroit de toutes les parties impliquées

(Staff IRC, Institutions abritant le ou les projets, Bénéficiaires éventuels, etc.) 

• La rédaction d’un rapport de mission.

 

1. Vous êtes chargé/e d’organiser/conduire, de superviser une enquête. Décrivez les étapes principales que vous allez mettre en place du début à la fin. (10 points)

Les étapes à suivre pour conduire une enquête sont : 

1. L’étape de cadrage ; définition des objectifs et de la cible : Il faut au préalable définir avec précision quels sont les objectifs de l’enquêtes à mener qui guiderons la manière de dépouiller l’enquête. Les objectifs doivent être clairs, bien ciblé et opérationnels, bien couché dans le terme de référence de l’étude à mener.
2. La méthodologie : Le choix d’une méthodologie appropriée est central. Il passe par l’examen des points suivant dont la liste n’est pas exhaustive : quelle est la population concernée par l’enquête ? Combien n’interroger de personnes ? A quelle période interroger cette population ? Quelles type d’enquête mettre en œuvre (enquête par courrier, par téléphone, par internet, en face à face ‘dans la rue, à domicile…’ ?, Comment formuler les questions ?, Ces questions sont essentielles en vue de dépouiller l’enquête. A ce stade interviennent l’Elaboration des questionnaires (Protocole de recherche) , le Recrutement des enquêteurs, la Formation des enquêteurs, Pré enquête (Test des questionnaires) et corrections des questionnaires

 

1. La mise en œuvre et le suivi, appeler encore étape de la diffusion de l’enquêtes et/ou Enquête proprement dite. Des biais peuvent être introduits lors de la collecte de l’information, là encore, la plus grande rigueur s’imposer sur le terrain.
2. Traitement, analyse et interprétation des résultats, Une fois le questionnaire mis en œuvre, les informations recueillis permettent de dépouiller l’enquête. L’analyse des critères de chaque question.
3. Enfin la communication des résultats/Production du rapport draft (Communication interne aux personnes ciblées et externe si la maison est sûre d’atteindre les objectifs fixés sur le plan d’action consécutif à l’enquête)

 

1. Par quel mécanisme pensez-vous mettre sur place un bon système de gestion des données (5 pts). (10 min)

Sept considérations clés doivent être prises en compte dans la planification d’un système de gestion des données d’un projet/programme

1. Format des données : Le format dans lequel les données sont enregistrées, stockées et finalement diffusées est un aspect important de la gestion globale des données. Les données générées se présentent sous différentes formes, mais sont principalement : numériques (feuilles de calcul, bases de données) ; descriptives (rapports descriptifs, listes de contrôle, questionnaires) ; visuelles (photographies, vidéos, graphiques, cartes, diagrammes) ; audio (enregistrements d’entretiens, etc.).

 

1. Organisation des données : Les données d’un projet/programme doivent être organisées en catégories logiques et faciles à comprendre afin d’en améliorer l’accès et l’utilisation. L’organisation des données dépend d’un certain nombre de facteurs et doit être adaptée aux besoins des utilisateurs. Les données sont généralement classées selon un ou plusieurs des critères suivants : données organisées de manière chronologique (p. ex., par mois, trimestre, année) ; données organisées en fonction du lieu ; données organisées en fonction du contenu ou du domaine d’intérêt (p. ex., différents objectifs d’un projet) ; données organisées en fonction du format (p. ex., rapports de projet, rapports aux donateurs, documents techniques).
2. Disponibilité des données : Les données devraient être accessibles par leurs utilisateurs prévus et protégées contre toute exploitation non autorisée. Les principales considérations relatives à la disponibilité des données sont :  l’accès ; Comment les autorisations d’accès aux données sont-elles accordées et contrôlées. La recherche ; Comment les données peuvent-elles être recherchées et trouvées (p. ex., grâce à des mots clés) ? L’archivage ; Comment les données sont-elles stockées et récupérées pour une utilisation future ? La diffusion ; Comment les données sont-elles diffusées?
3. Sécurité des données et considérations juridiques : Les projets/programmes doivent tenir compte des considérations liées à la sécurité des données confidentielles, ainsi que des obligations juridiques à l’égard des gouvernements, des donateurs et autres partenaires. Les données doivent être protégées contre les utilisateurs non autorisés. Il peut s’agir tant d’un verrou sur un classeur que de logiciels de protection contre les virus informatiques et de pare-feux.
4. Technologies de l’information : L’utilisation des technologies de l’information pour systématiser l’enregistrement, le stockage et l’utilisation des données est particulièrement utile pour les projets/programmes présentant un volume considérable de données, ou inclus dans un vaste programme regroupant les données collectées et analysées dans le cadre de plusieurs petits projets/programmes.
5. Contrôle de la qualité des données. Il est important de définir des procédures de vérification et de nettoyage des données ainsi que de traitement des données manquantes. S’agissant de la gestion des données, la mauvaise qualité des données peut être due à une erreur de saisie, à la double saisie des données, à une incohérence des données, à la suppression accidentelle des données et à la perte des données. Ces problèmes sont particulièrement fréquents dans le cadre de la collecte de données quantitatives destinées à l’analyse statistique.

Un autre aspect important de la qualité des données est le contrôle de version, qui permet d’assurer le suivi des changements apportés à un document. Définir un document comme « final » ne sert à rien si celui-ci est révisé par la suite. Le versionnage (p. ex., 1.0, 1.2, 2.1, etc.) peut être utile, mais il est également recommandé d’utiliser les dates.

1. Personnes chargées et responsables de la gestion des données. Il est important de désigner les personnes ou l’équipe chargées de mettre en place et/ou de veiller au bon fonctionnement du système de gestion des données, d’aider les membres de l’équipe à l’utiliser, et de faire appliquer les politiques et règlements. En ce qui concerne les données confidentielles, il est important de désigner les personnes responsables des autorisations d’accès aux données et de diffusion.

 

15.      Expliquez les éléments clés permettant d’assurer une haute qualité de la collecte et gestion des données.  (10 pts)

- Personnel qualifie disposant d’une bonne expérience en collecte des données et maitrise les réalités du milieu et des communautés (Géographie, langue, culture..), 

- Assurer la formation des enquêteurs sur les méthodes et techniques de collecte des données ainsi que l’utilisation correcte des outils

-Une planification clairement définie (Logistique, Administrative et Ressources Humaines, temporelle et une motivation conséquente des collecteurs) 

- Des outils de collecte des données adaptés et maitrisés par les collecteurs des données ;

- Un bon ciblage des enquêtés (un échantillon fiable)

• Il faut impérativement faire le toilettage des données avant de procéder à l’analyse, vérifier s’il n’y a pas des données manquantes, se rassurer de la complétude de toutes les rubriques de la base des données, vérifier les données sont saisies sous un même caractère, vérifier si les dates ont été correctement saisies

 

Généralement il existe deux types d’évaluation de la qualité des données : 

1. La Certification ou validation : Les données sont analysées avant leur diffusion officielle, afin d’éviter les erreurs évidentes et d’éliminer les données de piètre qualité, à cette étape de l’enquête, on privilégie la comparaison des données à des sources de données externe ou auxiliaire.
2. L’Etude des sources d’erreur : cette démarche permet généralement d’obtenir des renseignements quantitatifs sur les sources précises des erreurs présentes dans les données.

 

 

16.      Expliquez le principe “Ne pas Nuire”.  Donner un exemple d’une situation dans votre passé professionnel durant laquelle ce principe était remis en cause, et comment vous avez surmonté ce problème.  (10 pts)

Ce principe veut que les actions humanitaires en faveur d’une communauté ne puissent pas causer des problèmes aux bénéficiaires.

Il sensibilise les agences humanitaires au fait que leur action pouvait aggraver un conflit (violent). Elle évoque les effets non intentionnels des interventions humanitaires et est considérée comme un fondement essentiel du travail des organisations dans les situations de conflits.  Dans son plus général, elle implique que les agences humanitaires doter des politiques qui leur donnent des orientations dans leurs processus de planification, de suivi et d’évaluation sur la façon de traiter des informations sensibles risquant de porter directement atteinte à la sécurité ou à la dignité de certaines personnes. 

Ex. Un village qui a été visité par les rebelles pour avoir bénéficié d’aide humanitaire.

 

Des mécanismes de retours formels sont une façon de promouvoir la redevabilité envers les parties prenantes d’un programme. Donnez les différentes mécanismes de retour(feedback, plainte) et expliquez les points positifs et négatifs de chacun. Ensuite, merci de préciser vos recommandations pour des mécanismes de retours dans des zones très reculées, et pourquoi? (10 points)

Boîte à suggestions
Qu’est-ce que c’est ?	Il s’agit d’une boîte placée dans le site d’exécution du projet dans lequel les membres de la communauté peuvent adresser ses plaintes ou suggestion pour que le staff le Collecte
Avantage	Les retours peuvent être adresses dans n’importe quel moment, Les retours/plaintes peuvent être anonyme, Accessibles à tous, disponible dans la communauté bénéficiaire.
Inconvénients	Demande un suivi régulier de collecte et de réponse Tendance pour être anonymes et par conséquent il sera difficile de faire le suivi ou répondre aux individus Ce n’est pas accessible pour la communauté non alphabétisée Parfois les gens ne donnent pas d’information précise en mettant en difficulté une réponse ou un suivi efficace
Conseils	Doter des formulaires avec des demandes d’information précise pour éviter le manque d’information C’est utile pour les projets de longue durée Réfléchir sur la stratégie de sortie : qui va gérer les plaintes et les suggestions quand le projet termine ? Faire la boîte amie des bénéficiaires ; créer des dessins Mettre le logo de l’organisation sur toutes les boites Assurer qu’il y a une collecte et réponse régulière pour renforcer et encourager son utilisation dans la communauté
Ligne verte d’appel
Qu’est-ce que c’est ?	Il s’agit d’un numéro de téléphone que les membres de la communauté peuvent utiliser pour contacter le staff directement
Avantages	Les feedbacks/suggestions peuvent être adressés dans n’importe quel moment Les feedbacks/suggestions peuvent être anonymes Facilite la réponse immédiate aux demandes d’information et pour les plaintes les plus communes Facilite la demande des détails pour mieux adresser la réponse Facilite la diffusion d’information C’est accessible pour les membres de la communauté non alphabétisées.
Inconvénients	Les membres de la communauté les plus vulnérables peuvent n’avoir pas d’accès au téléphones (Enfants et Femmes) Le reseau dans les zones les plus isolées et l’électricité pour charger les baterries n’est pas toujours disponible Demande d’avoir de staff pour répondre aux appelles Peut-être difficile de promouvoir dans les contextes d’insécurité
Conseils	Avoir des femmes et hommes staff disponible pour pouvoir répondre aux questions selon les préférences de la personne qui appelle Utiliser un numéro gratuit pour éviter des coûts les plus communes pour faciliter la gestion de la ligne
FACE À FACE
Qu’est-ce que c’est ?	Le staff est disponible dans le site du projet régulièrement, avec des horaires spécifiques pour recevoir et gérer les plaintes et suggestions directes de la communauté.
Avantages	Peut donner une réponse immédiate aux demandes d’information et pour les plaintes plus communes Donne la possibilité de demander plus de détails pour pouvoir donner une réponse solide C’est accessible pour les membres de la communauté non alphabétisés Relativement simples, ne demandent pas trop de ressources
Inconvénients	Risque de ne donner suffisamment d’intimité pour les plaintes les plus sensibles Peut se voir affecté par l’influence les leaders communautaires Demande des visites régulières à la même heure chaque semaine Demande trop de temps et ce n’est pas flexible.
CONSEILS	Utiliser les formulaires de face à face pour faciliter avoir tous les détails nécessaires. C’est utile pour les projets de courte durée. Il faudra alterner le staff qui traite les plaintes entre hommes et femmes pour faciliter l’accès à tout le monde. Décider et publier le temps spécifique toutes les 1 ou 2 semaines quand le staff va venir.
Comité de Gestion de Plaintes
Qu’est-ce que c’est ?	Un groupe de membres de la communauté (hommes, femmes et enfants) élus par la Communauté et qui tiennent un registre des plaintes /suggestions pour un suivi régulier avec le Personnel.
Avantages	Peut servir pour avoir des points focaux pour tous les membres de la communauté : hommes, femmes, filles et garçons Les gens peuvent se sentir plus à l'aise porter plainte à la communauté plutôt que du personnel Relativement pas cher et simple, ne nécessite pas beaucoup ressources Accessible aux membres de la communauté non - alphabétisés. Augmente la propriété et peut conduire à une communauté dirigée la résolution de problèmes Le Comité peut être utilisé pour le partage de l'information
Inconvénients	Ne permettre pas les plaintes anonymes Peut-être dominé par des membres puissants de la communauté Nécessite des visites régulières du personnel de et suffisamment de temps pour de longues discussions
CONSEILS	Donner au comité un journal de bord pour enregistrer les plaintes reçues Mener une formation avec les membres du comité pour orientation sur la gestion des plaintes Décider une heure précise tous les 1 ou 2 semaines, lorsque le personnel puisse assister

Recommandations pour des mécanismes de retours dans des zones très reculées: 

• Un retour face à face car il peu donner une réponse immédiate, donne la possiblilité de demander plus de détails pour pouvoir donner une réponse solide, est accessible pour les membres de la communauté non alphabétisés, relativement simple, ne demande pas trops de ressources.
• Une mise en place d’un comité de gestion de plainte car il peu servir pour avoir des points focaux pour tous le membre de la communauté, les gens peuvent se sentir plus à l’aise porter plainte à la communauté plutôt au personnel d’une organisation, relativement pas cher et simple, ne nécessite pas beaucoup de ressources, augmente la propriété et peut conduire à une communauté dirigée la résolution de problème eu même à leurs niveaux.

L’apprentissage et la capitalisation des données MEAL sont un défi important pour les équipes programmes d’ACF. (10 pts)

1. Expliquez ce que signifie l’apprentissage dans les interventions humanitaires et de développement.
2. Donnez des exemples pratiques qui illustrent comment vous avez promu l’apprentissage dans votre expérience professionnelle passée.

 

SUITE……………… dans le tocument