LOCATION :

Kinshasa, CONGO, DÉM. RÉPUBLIQUE

TYPE DE CONTRAT:

Contrat de service

DATE DE DÉBUT:

01-juil-2024

NIVEAU DU POSTE :

SC-7

DURÉE DU CONTRAT INITIAL :

1 an

LANGUES REQUISES :

anglais français

DURÉE PRÉVUE DE LA MISSION :

1 an renouvelable

Postulez maintenant 

Le PNUD s'engage à parvenir à la diversité de la main-d'œuvre en termes de sexe, de nationalité et de culture.

 Les personnes issues de groupes minoritaires, les groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragées à postuler.

 Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

 Le PNUD ne tolère aucune exploitation ni abus sexuels, aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. 

Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents.

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Arrière-plan

Contexte

ONU Femmes, fondée sur la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, s'efforce d'éliminer la discrimination à l'égard des femmes et des filles ; l'autonomisation des femmes; et parvenir à l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Sous la responsabilité du représentant pays d'ONU Femmes en République démocratique du Congo, l'associé exécutif est chargé de fournir un soutien administratif et logistique exécutif au représentant pays d'ONU Femmes en RDC, en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects de la mission et, en étroite collaboration. 

coordination avec le bureau de pays d'ONU Femmes en RDC, la direction et le personnel du bureau, pour gérer le flux efficace d'informations et de communications afin d'assurer une diffusion rapide des informations, une action rapide et le respect des délais établis.

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Devoirs et responsabilités

1. Fournir un soutien exécutif au représentant pays d’ONU Femmes en RDC :

• Gérer le calendrier du représentant pays d'ONU Femmes en RDC, ainsi que le calendrier des rendez-vous et des réunions ;
• Organiser le voyage, l'hébergement à l'hôtel et d'autres aspects logistiques pour le représentant pays d'ONU Femmes ;
• Tenir à jour la liste de contacts des chefs d'agence des bureaux de pays en créant un fichier de contacts électronique ;
• Répondre aux appels du Représentant Pays et les filtrer avec tact et discrétion ;
• Gérer les dossiers administratifs concernant la mission et les rapports de voyage du Représentant Résident ;
• Effectuer des recherches de dossiers, rassembler des informations et organiser les documents pour répondre aux demandes du représentant pays ou du directeur régional.

        2. Fournir un soutien administratif au représentant pays d'ONU Femmes :

• Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières pour organiser des réunions, des événements et des ateliers ;
• Organiser et assister à des réunions et événements, préparer des procès-verbaux et des résumés ;
• Préparer et rassembler des documents d'information et des présentations PowerPoint pour le représentant national pour les réunions, missions et autres événements clés ;
• Organiser et surveiller le système de classement du bureau ;
• Effectuer un suivi auprès du représentant national concernant les délais et les engagements.

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        3. Fournir un soutien efficace à la communication et à la gestion de l’information au bureau de pays :

• Faciliter le flux d'informations et la communication entre le Bureau du Représentant résident d'ONU Femmes et d'autres unités au sein ou en dehors d'ONU Femmes et d'autres unités au sein ou en dehors d'ONU Femmes ;
• Examiner, prioriser et acheminer la correspondance vers et depuis le représentant national ;
• prendre des mesures de suivi proactives et tenir le Représentant Pays informé ;
• Répondre aux demandes de renseignements et/ou les diriger vers les unités appropriées pour une action ou une réponse rapide ;
• Préparer la correspondance courante et les circulaires interservices ; examiner les documents et les rapports pour garantir l'orthographe, la ponctuation et le format corrects ;
• Tenir à jour les dossiers papier et électroniques pour faciliter l'accès et la récupération ; assurer la sécurité des documents confidentiels ;
• Aider à la préparation et à la finalisation des traductions informelles ; Agir comme interprète au besoin.

        4. Fournir un soutien aux activités de relations extérieures du bureau du représentant pays :

• Faciliter l'interaction du représentant pays avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques, ainsi que de relations collaboratives et proactives avec ses homologues et collègues des bureaux partenaires ;
• Recevoir et saluer les hauts fonctionnaires/visiteurs ;
• Gérer les problèmes de protocole, recevoir des visiteurs/fonctionnaires de haut rang, coordonner les arrangements logistiques liés aux visites.

        5. Contribuer à l’acquisition et au partage des connaissances :

• Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficaces des connaissances au sein du bureau et d'autres bureaux/siège ;
• Acquérir et partager des connaissances et des expériences liées au support administratif et opérationnel.

        6. Le titulaire du poste exécute toutes autres tâches qui entrent dans le cadre de son profil fonctionnel et qui sont jugées  

            nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

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Compétences

Valeurs fondamentales :

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Compétences de base:

• Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Mener par l'exemple

Compétences fonctionnelles:

• Capacité à gérer des données/calendriers, des documents, de la correspondance, des rapports et à maintenir le protocole et le flux d'informations ;
• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs;
• Capacité à effectuer des travaux à caractère confidentiel ;
• Capacité à créer, modifier et présenter des informations dans un format clair, en utilisant les fonctionnalités informatiques appropriées ;
• Capacité à administrer les processus administratifs.

Compétences et expérience requises

Formation et certification :

• Un baccalauréat en administration des affaires ou en administration publique est un atout.

Expérience

• Au moins 6 ans d'expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de l'administration, du secrétariat ou des programmes ;
• Une expérience de l'utilisation d'applications informatiques et de progiciels tels que Microsoft Office et les systèmes de gestion basés sur le Web est requise.
• Une expérience de l'utilisation d'un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.

Langue

• La maîtrise de l'anglais et du français est requise.
• La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU est un atout (arabe, chinois, russe ou espagnol).

Toutes les candidatures doivent inclure (en pièce jointe) le formulaire d'histoire personnelle d'ONU Femmes (P-11), qui peut être téléchargé à partir de  http://www.unwomen.org/about-us/employment . 

Veuillez noter que le système n'autorise qu'une seule pièce jointe. Les candidatures non accompagnées du formulaire P-11 d'ONU Femmes seront considérées comme incomplètes et ne seront pas prises en compte pour une évaluation plus approfondie.

Veuillez consulter ce lien pour plus d'informations sur les valeurs et compétences fondamentales d'ONU Femmes :

https://www.unwomen.org/en/about-us/employment/application-process#_Values

À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié, inclusif et mutuellement respectueux.

 ONU Femmes recrute, emploie, forme, paie et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d'identité de genre, d'orientation sexuelle, d'âge, de capacité, d'origine nationale ou toute autre raison. autre base couverte par la loi appropriée.

 Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, des compétences, de l'intégrité et des besoins de l'organisation.

Si vous avez besoin d'aménagements appropriés pour soutenir votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure ces informations dans votre candidature.

ONU Femmes maintient une politique de tolérance zéro pour les comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d'ONU Femmes, y compris l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. 

Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux politiques et procédures d'ONU Femmes ainsi qu'aux normes de conduite attendues du personnel d'ONU Femmes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

 (La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels.

 Les candidats sélectionnés pourront être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents).

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Remarque :

 En juillet 2010, l'Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l'entité des Nations Unies pour l'égalité des sexes et l'autonomisation des femmes. 

La création d'ONU Femmes fait partie du programme de réforme des Nations Unies, qui vise à mettre en commun les ressources et les mandats pour un plus grand impact.

 Il fusionne et s'appuie sur le travail important de quatre parties auparavant distinctes du système des Nations Unies (DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l'égalité des sexes et l'autonomisation des femmes.

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