Intitulé de poste : OFFICIER PROCUREMENT

Secteur d’activité : Chaîne logistique

Type de contrat : Régulier

Taux d’occupation: Plein temps

Ouvert aux expatriés : Non

Lieu de travail : Goma, Democratic Republic of Congo

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. S’efforçant, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, de l’éducation et enfin, du redressement économique et du développement.

1. Description du poste

Sous la supervision du GSCM Nord-Kivu, le/la Procurement Officer a pour responsabilités principales d’organiser les achats des services et des biens de l’organisation dans le strict respect des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds. Le/la Procurement officer est la personne opérationnelle de la chaine d’approvisionnement. Il (elle) sera basé à Goma

2. Suivis, préparation des contrats pour renouvellement et signature

En collaboration avec le GSCM Nord -KIVU Il/elle assure les suivis des contrats MPA/MSA (contrats cadres) en voie d’expiration pour renouvellement ou annulation, suivant les performances du fournisseur concerné. Il (elle) maintient un mécanisme d’alerte de revue de chaque contrat ,3 mois avant leurs expirations.  Il (elle) s’assure que la procédure des achats dans le cadre des MPA/MSA est suivie avant toute soumission à la revue et à la signature aux organes appropriés.

Il/elle organise la collecte et l’analyse de données recueillies dans le cadre des activités d’étude de marchés et autres exigences requises lors d’une activité de la chaine d’approvisionnement. Il/elle s’assure que la gestion et l’analyse des données se fassent dans le cadre de la ségrégation des taches telles que requise dans la SOP de la demande de cotation de Global Supply chain (GSC).

  III.        Les négociations avec les fournisseurs :

Il/elle coordonne, avec les différents membres de comité d’achat mis en place, les activités de négociations des prix, de la qualité de services et des délais de livraisons, suivant les termes et conditions du contrat.  Il/elle s’assure que toutes négociations avec les fournisseurs soient faites avec le comité des MPA/MSA et soient documentés au moyen d`un procès-verbal signé par tous.

1. Gestion du processus d’appel d’offres :

Il /elle s’assure que ce processus est suivi selon les SOPs de GSC en place en termes des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion d’ouverture des appels d’offre.

2. Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) :

Il/elle s’assure d’associer les répondants techniques dans le développement des appels d`offres complexes afin de recueillir les différentes spécifications requises avant la diffusion à travers les voies appropriées.

3.  Achèvement d’un processus de demande d’achat :

Il/elle s’assure que, durant le processus de soumission d’un lot d’appel d’offre, une vérification de différentes étapes de diligence raisonnable obligatoire est faite à travers une checklist mise en place pour cette fin.

VII.        Gestion des relations avec les fournisseurs et Archivages :

• Il/elle s’assure qu’à travers un panel composé du comité d’évaluation des dossiers des appels d’offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations.
• Il/elle s’assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés
• Il/elle élabore et comprend la stratégie d’approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.
• S’assurer d’un bon classement des dossiers selon les recommandations d’IRC

VIII.        Analyse des rapports financiers :

• Sur base de l’outil de BvA, il/elle suit les différentes dépenses de chaque Grant comparativement au procurement plans développés.
• Il/elle approche les différents budgets holders des programmes concernés et discute de soucis liés aux potentiels sous ou sur dépenses suivant l’analyse des plans d’approvisionnement approuvés.

1. La finance

• Il/elle assure que les dossiers de mise en paiements sont conformes à la demande d`achats des biens et services et suivre leur cours jusqu’à clôture.

2. Résumé de responsabilités 

• Assurer la conformité aux politiques de l’IRC et des donateurs.
• Assurer l’examen et exécution des contrats d’achats des biens et des services.
• Partager des données précises.
• Soumission des rapports dans le temps (PRTS).
• Examiner les documents d’approvisionnement avant les paiements.
• Enregistrement et documentation des Informations historiques de performance du fournisseur.
• Assurer l’étude et/ou enquête de marché et analyser des couts.
• Observer la séparation des tâches dans la fonction d’approvisionnement.
• Observer l’exigences relatives à l’offre et au service demandé par le programme.
• Identification des signaux de la fraude et de la corruption et proposer des solutions.
• S’assurer que les plans d’approvisionnement sont élaborés pour les subventions applicables.
• Assurer la vérification des informations des fournisseurs.
• Assurer la coordination avec les finances, les subventions et le programme.
• Collaborer avec tous les départements.

Profil

• Qualification minimum requise : Diplôme Universitaire en gestion de Matériels/Passation de marché/Logistique,
• Expérience d’au moins de deux années dans la passation de marché et/ou de la logistique dans une organisation internationale.

1. Compétences & Aptitudes Techniques :

• Avoir une connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook, etc.)
• Avoir une connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ;
• Avoir une bonne capacité organisationnelle et de planification ;
• Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ;
• Avoir une grande capacité d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais et du Swahili est souhaitable ;
• Niveau prouvé d’intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ;
• Capacité de diriger les équipes ;
• La gestion du changement ;
• Capacité de gérer les risques Supply chain ;
• Collaboration multifonctionnelle ;
• Réflexion stratégique ;
• Communication efficace ;
• Capacité de résolution de problèmes ;
• Approche orientée vers le résultat ;

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle.  Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.

Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

CV À SOUMETTRE EN ANGLAIS OU FRANÇAIS

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.

PRESENTATION DU DOSSIER

• Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)
• Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins trois références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple  » mon superviseur direct  » etc.) (Maximum 3 pages);
• Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs
• Copie d’une pièce d’identité
• Copie de la carte de demandeur d’emploi livrée par l’ONEM (pour les candidats sans emplois).

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES :

Du 09 Mai 2023 au 23 mai 2023 à 16H30’

https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/41785?c=rescue

NOTA BENE :

L’analyse des CV se fera en continu et pourra donc cesser lorsque de bons candidats auront été identifiés. Nous vous encourageons par conséquent à soumettre votre candidature le plus rapidement possible, sans attendre la date de fin de la publication.

• Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus.
• Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. Par conséquent, veuillez ne pas remettre d’originaux à IRC.
• IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

 « Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »