Mercy corps : plusieurs postes ( 03 ) en RDCongo ( GOMA )
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OFFICIER.(E) LOGISTIQUE (OFFRE EXTERNE
INFORMATIONS
Entreprise : MERCY CORPS
Domaine d'activité : Consultant & Autres
Référence : OFFIC005008
Nombre de postes : 1
Type de contrat : autres
Salaire : N/C
Ville : Goma
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Contexte et mission :
RESUME DU POSTE
Sous la supervision directe du Chef d’équipe des Achats Tshikapa et la supervision technique du Chef d’équipe Logistique Tshikapa, l’Officier.e Logistique sera chargé du traitement des demandes d’achats qui lui sont affectées, entre la réception de la requête et le paiement du fournisseur dans le respect des procédures Mercy Corps et en assurant une communication optimale avec toutes les parties prenantes.
A cet effet, il.elle est le.la garant.e de la représentation de Mercy Corps auprès des fournisseurs à Kinshasa et du respect de la législation et des règlements en vigueur en RD Congo.
L’Officier(e) Logistique est aussi responsable de la gestion courante des aspects logistiques du bureau de Kinshasa et participe à l’appui opérationnel en lien avec la gestions des activités du programme GAINS.
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FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
Assurer l’intégrité et la transparence des achats
- Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un prestataire/fournisseur ;
- Fournir la même opportunité et les mêmes explications/spécifications à tous vendeurs/fournisseurs lors de la récolte des devis ;
- Garantir la confidentialité de toutes les spécifications et des prix proposés par les vendeurs/fournisseurs ;
- Toujours accorder une réception prompte et courtoise et un traitement juste et égal à tous les fournisseurs/prestataires ou leurs représentants ;
- Au tant que possible, clairement expliquer aux prestataires/fournisseurs les raisons de refus des marchandises qui doivent être retournés ou le rejet de leurs offres ;
- Assurer une bonne image et une bonne représentativité de Mercy Corps sur le marché et auprès des fournisseurs.
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Assurer le traitement des achats selon les règles et procédures Mercy Corps
- Collecter en interne toutes les informations nécessaires permettant de réaliser un achat en toute connaissance du besoin exprimé par le demandeur ;
- Expliquer de façon claire, précise et de façon égale à tous les fournisseurs/prestataires sollicités les besoins demandés et la façon de remplir/soumettre les documents demandés ;
- Collecter les cotations en nombre suffisant afin de garantir la concurrence entre les fournisseurs/prestataires, cela en utilisant le format approprié de demande de cotations de Mercy Corps ;
- Garantir la transparence et l’aspect consciencieux du choix des fournisseurs contactés pour récolte de devis ;
- Assurer et faciliter la préparation des analyses de devis et des comités de sélection en utilisant les formulaires standards Mercy Corps ;
- Fournir des analyses de cotations avec des explications/justifications claires et basées sur une analyse objective des cotations reçues ;
- Orienter et assurer que le choix du fournisseur n’impliquera pas Mercy Corps dans des situations délicates ou non conformes à la législation et règlements en vigueur en RD Congo et au sein de Mercy Corps ;
- Archiver/classer et assurer le suivi des documents et des dossiers d’achats lui étant assignés, en utilisant notamment la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps (Podio). S’assurer que les classements soient effectifs et conformes grâce à des contrôles réguliers ;
- Appuyer son superviseur technique dans la gestion et le contrôle du processus de passation de marché à l’aide de solutions d’approvisionnement stratégiques afin de garantir le meilleur rapport qualité/prix : études et analyses de marché, spécifications des biens/services et critères d’évaluation de fournisseurs, documents de sollicitation, processus d’appels d’offres transparent et cohérent.
Assurer une bonne communication entre les différentes parties prenantes des achats
- Maintenir une communication étroite avec l’équipe des achats de Tshikapa pour une mise à jour régulière des demandes d’achats en traitement à Kinshasa ;
- Interagir avec l’équipe des achats de Tshikapa pour coordonner les livraisons qui seront effectuées directement au Kasaï ;
- Assurer un suivi et une actualisation régulière des dossiers d’achats dans la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps (Podio) ;
- Interagir avec les demandeurs internes de Mercy Corps pour assurer un bon suivi et une bonne compréhension du processus d’achat ;
- Interagir avec les différents départements impliqués dans le traitement des dossiers d’achats afin d’assurer un traitement fluide et transparent des demandes ;
- Informer son supérieur dans les meilleurs délais de tous blocages ou situations complexes rencontrées.
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Gestion du stock de transit du bureau de Kinshasa
- Assurer la mise à jour des formulaires liés à la gestion du stock (fiches de stock, bin card, registres journaliers, etc.) ;
- Tenir et mettre à jour quotidiennement la base de données de gestion du stock;
- S’assurer que tout mouvement de stock est bien documenté et dûment approuvé par les personnes autorisées;
- Assurer la réception et l’inspection des biens, fournitures ou équipements comme décrits et spécifiés dans les bons de commande ;
- Expédier les biens à partir du magasin en utilisant les formulaires appropriés de Mercy Corps (bon de sortie, waybill, fiche de stock, etc.…) ;
- Préparer les rapports mensuels de stock dans les délais impartis.
Gestion de Assets
- Assurer un bon classement de la documentation des assets à l’entrée et à la sortie ;
- Assurer que tous les actifs du bureau de Kinshasa soient codés et enregistrer dans la base des donnés adhoc ;
- Assurer que tout mouvement des actifs est bien connu et documenté ;
Gestion de la Flotte de véhicules affectés au bureau de Kinshasa
- Faire des vérifications quotidiennes et/ou mensuelles des véhicules de manière à s’assurer que tous les accessoires sont disponibles et que les documents administratifs sont à jour ;
- Assurer les suivis de maintenance et réparation des véhicules dans les délais ;
- Assurer le suivi de renouvèlement des documents administratifs des véhicules ;
- Assurer le suivi de la consommation de carburant des véhicule et tenir à jour la base de données de consommation des véhicules ;
- En étroite collaboration avec les équipes logistiques de Goma et Tshikapa, assurer la coordination et la planification des mouvements pour les missions des staffs à Kinshasa ;
- Coordonner le transport des personnes et/ou matériels de projet avec les départements programme ;
- S’assurer que les chauffeurs sont formés et respectent les procédures de sécurité routière ;
- S’assurer que tous les équipements et la documentation nécessaires aux mouvements sont en ordre et informer son superviseur hiérarchique en cas de manquement
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Profil recherché :
PROFIL DU CANDIDAT :
Avoir un diplôme universitaire, logistique, comptabilité, finances, gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent.
Avoir 3 ans d’expérience en logistique et gestion des achats, de préférence avec une ONG internationale sur un poste similaire.
Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et avoir une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
Avoir une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français, l’anglais est un plus.
Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision
Être capable de travailler de manière flexible et respectueuse dans une équipe multiculturelle
Bonnes capacités en leadership et plaidoyer
Fortes capacités et expérience en planification
Expérience de travail en équipe
Forte capacité d’écoute et de communication
Capacité de résistance au stress
Être capable de gérer plusieurs demandes et obligations en même temps
Innovateur : être capable d’apprendre les leçons, d’adapter les choix aux réalités et aux meilleures pratiques
GESTIONNAIRE DES INFRASTRUCTURES ET ENVIRONNEMENT – PROGRAMME GAINS KASAI
Domaine d'activité : Consultant & Autres
Ville : Tshikapa
GESTIONNAIRE DE LIVRAISON D'INFRASTRUCTURES– PROGRAMME SWASSA
Domaine d'activité : Consultant & Autres
Ville : Goma
