MERCY CORPS : Plusieurs postes ( 02 )
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Poste 1 : Officier (ière) de la Gestion du Programme Swassa
Informations
Entreprise : MERCY CORPS
Domaine d'activite : Consultant & Autres
Référence : 224/OE/MC-DRC/2024
Nombre de postes : 1
Type de contrat : CDD
Salaire : N/C
Ville : Bukavu
Contexte et mission :
RESUME DU POSTE
Le/La Officier.ère de la Gestion du Programme, jouera un rôle crucial dans le maintien de la qualité et de l'efficacité des opérations du programme.
Il/Elle sera responsable de garantir l'alignement des activités avec les objectifs stratégiques, de mettre en œuvre des mécanismes de redevabilité solides, de faciliter la coordination inter-équipes, et de promouvoir l'utilisation efficace des outils technologiques.
Le/La titulaire du poste assurera une gestion rigoureuse des documents, des rapports et des systèmes d'information, tout en favorisant un engagement fort avec les communautés bénéficiaires.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :
Assurance Qualité
Examiner les termes de référence des diverses activités planifiées par les différentes composantes afin de s'assurer que le changement et l'impact souhaités sont clairement formulés et quantifiés conformément à divers indicateurs internes.
Veiller à ce que les rapports d'activité soient classés et archivés 10 jours après la fin de l'activité.
•Examiner les rapports d'activité en s'assurant que les résultats de l'activité sont conformes aux objectifs définis dans les termes de référence.
S'assurer que toutes les composantes stockent, organisent et archivent les documents du programme de manière structurée, conformément à la politique de gestion et de conservation des documents du programme de Mercy Corps.
Redevabilité et Engagement Communautaire
•Mettre en œuvre une stratégie en coordination avec l'équipe de la mission CARM ainsi qu'avec l'équipe de SWASSA pour s'assurer que toutes les mesures sont en place au niveau du programme afin de garantir que les communautés sont informées de tous les mécanismes de retour d'information existants pendant toutes les typologies d'activités entreprises par SWASSA.
•Fournir des conseils et un soutien aux responsables des composantes hebdomadairement pour traiter les commentaires des communautés recueillis par le biais du mécanisme de redevabilité et de rapportage des communautés, en veillant à ce que les réponses soient opportunes et efficaces.
Program Coordination / Réunion Mensuelle
•Soutenir l'organisation de réunions mensuelles au Sud-Kivu afin d'assurer la participation active et l'engagement des membres de l'équipe au Sud-Kivu.
•Soutenir, le cas échéant, diverses activités de mise en œuvre.
Technologies de l’information
Soutenir le déploiement, l'adoption et l'utilisation d'un système automatisé d'approbation et d'archivage.
Organiser des sessions de formation et fournir une assistance aux membres de l'équipe SWASSA pour l'utilisation du système.
Suivre les performances du système, identifier et résoudre les problèmes liés au système afin de minimiser les interruptions et de maximiser la satisfaction des utilisateurs.
Administration
Collecte et partage des mouvements hebdomadaires avec la logistique
Collecte et partage du cash-flow projection mensuel avec la finance
Mise à jour trimestrielle du plan d’achat du programme
Gérer et assurer la disponibilité des équipements du programme (équipements audio-visuels etc.).
Identification, initiation, suivi et achat des équipements nécessaires pour le fonctionnement journalier du programme (papeterie, matériel informatique et technologique)
Gestion du stock de papeterie du programme et des actifs SWASSA dans le stock de la mission Mercy Corps.
Gérer les outils RH du programme (organigramme) et supporter le développement professionnel des membres de l’équipe du programme (identification des besoins en développement de capacités et propositions de solutions)
Profil recherché :
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :
Excellente maîtrise du français
Bonne connaissance de l’anglais (niveau B1)
Au minimum un diplôme universitaire en sciences humaines ou au moins 3 ans de travail pratique dans le domaine de l'établissement de rapports, de la gestion de programmes, de la communication ou 3 ans d’expérience sur le même poste,
Au moins deux ans d'expérience significative dans l'administration et/ou la mise en œuvre de projets de développement, de préférence avec une ONG ou une organisation internationale.
Capacité à rédiger des rapports de haute qualité sur les réalisations et les activités du programme pour de multiples publics, dans un délai court
Capacité à planifier, à établir des priorités, à travailler sur plusieurs tâches simultanément et à jongler avec plusieurs priorités et relations en même temps
La maîtrise du logiciel MS Office (Word, Excel, Powerpoint) est requise
Qualification internationalement reconnue en gestion de projet ou de programme ou un engagement à obtenir cette qualification dans les premiers mois de travail.
Une attention démontrée aux détails, une capacité à suivre les procédures, à respecter les délais et à travailler de manière indépendante et en coopération avec les membres de l'équipe est requise
Sensibilité éprouvée à la dimension de genre et inclusion des groupes vulnérables
La connaissance du secteur de l'eau et de l'assainissement est un atout.
Poste 2 : Officier ière Senior Financier en Charge du Suivi des Partenaires
Informations
Entreprise : MERCY CORPS
Domaine d'activite : Consultant & Autres
Référence : 228/0E/MC-DRC/2024
Nombre de postes : 2
Type de contrat : CDD
Salaire : N/C
Ville : Goma
Contexte et mission :
RESUME DU POSTE
Travaillant au sein du département des finances, sous la direction du Responsable financier, l’Officier.ière Senior Financier en Charge du Suivi des Partenaires assure la gestion des sous-subventions accordées aux organisations partenaires des programmes est faite conformément aux termes et aux clauses inclues dans les contrats de subvention en vue de garantir l’éligibilité des dépenses effectuées dans la mise en œuvre des programmes de subvention.
Il/elle suit et vérifie les rapports de dépenses des partenaires et gère les demandes de paiements/remboursements.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
Dans la gestion des sous-subventions :
Sous la supervision du Responsable financier (FM), gérer le processus d’évaluation et de sélection des organisations devant recevoir une subvention de Mercy Corps pour assurer que toute la documentation requise par les procédures de Mercy Corps est complète et que le processus suivi est en conformité avec les règlements des bailleurs de fonds.
Préparer et revoir le paquet de contractualisation des sous récipiendaires nationaux puis soumettre au FM pour revue finale afin de soumettre au siège social
En coordination avec le FM, effectuer des évaluations préalables des sous-récipiendaires et proposer des modifications à l'accord de sous-subventions et/ou au plan de suivi afin de réduire les risques financiers et de conformité.
Orienter/former le personnel de l’organisation récipiendaire de la sous-subvention sur les principes élémentaires de justifications des dépenses et règlement du bailleur de fonds, notamment en matière de paiement de salaires, des impôts et des taxes.
Orienter/former le personnel de l’organisation récipiendaire de la sous-subvention sur les procédures et règlement en matière de rapports financiers, prévisions financières, Excel et règles de passation de marchés ;
Maintien d’un système de classement en ligne (SharePoint) et en dur des contrats de sous-subvention et de tous les autres documents contractuels requis par la politique de MC dans des dossiers spécifiques à chaque projet ;
Maintenir et mettre à jour dans le système comptable de Mercy Corps toutes les données et informations requises relatives à chaque organisation partenaire local
Importer mensuellement, trimestrielles le rapport des partenaires dans le système comptable suivant la procédure en la matière et soumettre les lignes comptable au FM pour validation ;
Faire la revue des rapports financiers périodiques ainsi que des documents support soumis par les partenaires pour assurer que l’utilisation des fonds qui sont mis à leur disposition est faite conformément aux clauses des contrats de sous-subvention, aux règles Mercy Corps et des bailleurs de fonds
Traiter les demandes de paiement ou de remboursement soumises par les sous-récipiendaires et assurer que les paiements s’effectuent dans un délai raisonnable
Établir un calendrier trimestriel de visites de conformité (spot-check) des sous-récipiendaires pour évaluer les aspects relatifs à la finance et aux opérations
Préparer les rapports de visites partenaires à l’issue de chaque visite de conformité et analyser les observations pour présenter au FM les raisons de ces observations
Faire le suivi de la mise en œuvre par les partenaires des recommandations des audits externes.
Aider à la clôture des sous-subventions en s'assurant que toutes les exigences de l'accord de sous-subvention ont été respectées et que les fonds de la sous-subvention ont été correctement réglés et réconciliés ;
Selon les orientations du FM, prendre part aux réunions de coordination pour les programmes ayant les partenaires de sous-subventions ;
Assister le département des finances MC lors des audits externes et/ou internes.
En collaboration avec le FM, coordonner mensuellement avec les partenaires récipiendaires afin d’avoir leurs projections au plus tard le 25 de chaque mois.
Autres Responsabilités :
Peut participer à certains paiements/activités finance sur le terrain si les volumes ne peuvent pas être absorbés par le caissier ou les officiers financiers de terrain.
Assumer toutes autres responsabilités qui sont assignées par le superviseur en rapport au poste décrit ci-dessous ou à d’autres tâches pertinentes au sein du département des finances.
Profil recherché :
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS
Minimum 4 années ou plus d’expérience en finance ou comptabilité, dont 2 ans de suivi de partenaires de mise en œuvre est un avantage,
Un diplôme universitaire en finance ou comptabilité ou d’une spécialité en relation.
Excellentes compétences d’utilisation de MS Office programmes et en particulier du tableau Excel (sera testé lors d’un test écrit).
Expérience dans la gestion des budgets et projections budgétaires
Connaissance des législations congolaise en matière de droit du travail
Connaissance des législations congolaise en matière de fiscalité
Connaissance des règles de base des bailleurs de fonds principaux USAID/BHA/FCDO/ECHO
Excellentes compétences d’utilisation d’Internet et du courrier électronique-e-mail
Excellentes aptitudes en français, écrit et parlé, seront prises en considération. L’anglais est un plus
Faire preuve de pédagogie et savoir mettre en place des outils de formation
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
