IRC : GESTIONNAIRE DES SUBVENTIONS

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Description de l'emploi

L’International Rescue Committee, l’une des plus grandes agences humanitaires au monde, apporte secours, réhabilitation et soutien à la reconstruction post-conflit aux victimes de catastrophes naturelles, d’oppression et de conflits violents dans 42 pays.

RESPONSABILITES CLES

Suivi et gestion des subventions et de leur conformité aux règles des donateurs

• Veiller à ce que des réunions mensuelles de BvA soient organisées entre l’équipe de projet et l’équipe financière et s’assurer que les dépenses sont conformes à la conformité des donateurs ;
• Contribuer à la capitalisation et à l’analyse des bonnes et mauvaises pratiques, processus piloté par le coordinateur MEAL, permettant d’assurer un apprentissage continu et l’introduction d’améliorations par tous les départements impliqués dans la mise en œuvre de la subvention ;
• Fournir un service d’assistance interne sur les questions liées aux donateurs, y compris les règles et règlements des donateurs, ainsi qu’organiser et dispenser des formations sur les règles et règlements des donateurs;
• S’assurer que le système de gestion et d’archivage des informations sur les subventions de l’IRC est mis à jour de manière cohérente et régulière;
• En collaboration avec le chef de projet, organiser les réunions de clôture du projet, afin d’assurer la fin du projet en temps voulu et de manière appropriée, conformément aux règlements des donateurs, en ce qui concerne les questions relatives aux actifs, aux rapports, à la fin des contrats du personnel, etc.

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Reporting

• Etre le point focal de l’IRC en RDC pour les rapports aux donateurs. Cela implique une collaboration étroite avec les équipes en RDC et au niveau du siège pour la rédaction, la révision et la soumission de ces rapports;
• Développer et gérer un calendrier de rapports pour chaque projet afin de garantir la soumission en temps voulu de rapports narratifs et financiers de qualité, conformément aux exigences contractuelles;
• S’assurer que toutes les parties prenantes clés (coordinateurs techniques, programme régional et équipe chargée des subventions) contribuent à la préparation et à l’examen des rapports des donateurs;
• S’assurer que les dates des rapports sont mises à jour dans OTIS et que les rapports finaux sont téléchargés dans OTIS et dans les fichiers Box appropriés.

Élaboration de propositions de projets

• Établir des relations de travail positives avec les coordinateurs techniques sectoriels, le département de suivi et d’évaluation, le département des finances et les autres équipes de soutien du programme de pays afin de coordonner et de soutenir l’élaboration de propositions de haute qualité en utilisant les outils et les conseils pertinents de l’IRC en matière de gestion des subventions (liste de contrôle Go/ No-go, calendrier d’élaboration des propositions, plan d’approvisionnement, outil de budgétisation interne et/ou des donateurs);
• Suivre et analyser régulièrement les stratégies des donateurs et partager de manière proactive les informations et analyses pertinentes avec l’équipe des subventions au sens large.

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Gestion des sous-subventions et des partenariats

• Soutenir le développement des sous-récipiendaires, y compris l’approbation et la rédaction des accords en collaboration avec les programmes, les finances, la logistique, le siège ;
• Contribuer aux modifications des accords de sous-subvention en temps opportun ;
• Examiner les rapports narratifs des partenaires et s’assurer de leur qualité conformément aux obligations du bailleur.

Communication avec les donateurs

• Soutenir le coordinateur senior des subventions et de la mobilisation des ressources ou l’équipe régionale en charge du suivi des subventions (RPAS) dans la gestion des relations avec les donateurs concernant l’aspect contractuel des subventions couvertes par le gestionnaire des subventions et participer aux réunions des donateurs à la demande du coordinateur des subventions ou du directeur adjoint des programmes ;
• Diriger le développement et la mise à jour des outils d’information et de communication de l’IRC, tels que des fiches d’information sur l’IRC en RDC, des notes de plaidoyer, des documents d’orientation, etc.

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Profil

• Baccalauréat + 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine du développement international, des études sociales ou équivalent est requis;
• Au moins trois ans d’expérience préalable dans la préparation de rapports et de propositions de donateurs pour le gouvernement américain et les donateurs européens, avec une expérience de la soumission de propositions dans le cadre d’un consortium (en tant qu’agence principale ou secondaire);
• Expérience avérée dans la liaison avec les donateurs ;
• Compétences démontrées en matière de supervision ;
• Bon communicateur, doté d’un sens aigu de l’organisation, de la gestion du temps et de l’analyse ; souci du détail ;
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques ;
• Une expertise technique dans l’un des domaines suivants serait avantageuse : santé, protection/violence, éducation, WASH, gouvernance ou intervention d’urgence ;
• Expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique, dans un contexte de post-conflit et/ou de conflit ;
• Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression ;
• Solide culture numérique : doit être compétent dans l’utilisation des programmes de bureautique Windows MS (Word, Excel), des programmes de messagerie électronique, etc ;
• Expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique, dans un contexte de post-conflit et/ou de conflit ;
• La maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, est essentielle ;
• Des compétences supérieures en matière de rédaction et d’édition, ainsi qu’une expérience préalable d’au moins trois ans dans la préparation de rapports et de propositions de donateurs sont essentiels.
• Connaissance des règlements des donateurs et expérience de l’élaboration de propositions et/ou de la supervision des rapports et de la conformité des subventions et des contrats financés par ces donateurs.

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