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Concern : Gestionnaire de base

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Expire le : 2024-05-20

⚠️ Important ! Lisez attentivement les détails et les instructions à suivre ...

Description de l'emploi

À propos du poste : Il s'agit d'un poste de remplacement de 12 mois avec des mandats non accompagnés basé dans l'une des sous-bases de Concern au Tchad (province de Sila, Lac ou Ouaddai) avec un salaire de grade 3 de 41 108 € à 45 676 €.

Vous rapporterez au Coordinateur de Zone (AC) et gérerez l'équipe Logistique (selon la zone, composée d'un Officier Logistique, d'un assistant Flotte-Logistique, d'un magasinier) l'équipe RH/Admin (avec un responsable RH/admin, un stagiaire) et l'équipe financière (composée d'un responsable financier et d'un caissier). Vous travaillerez en étroite collaboration avec les Responsables de Programme (PM) ainsi qu'avec le Directeur des Opérations (OD) basé à Ndjamena.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.

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Formation en Suivi & Evaluation des projets

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Votre objectif : est d'apporter un soutien quotidien à la mise en œuvre des programmes en veillant à ce que les systèmes (logistique, finance, administration et RH) fonctionnent selon les besoins des programmes et conformément aux politiques, procédures de Concern. et les normes.

Sous la supervision du AC, vous améliorerez les compétences de gestion et de planification du personnel de Concern Support et contribuerez au développement de systèmes efficaces et rentables qui répondent aux directives, politiques et procédures informatiques, logistiques, RH et administratives.

Vous dirigerez l’amélioration continue des systèmes en place et suggérerez des modifications si nécessaire.

Vous soutiendrez la mise en œuvre des projets et fournirez un soutien efficace et opportun à tous les programmes relevant de vos domaines de responsabilités.

Le gestionnaire de base assistera le coordonnateur de zone dans la gestion globale de la sécurité des opérations sur le terrain de Concern.

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Formation en Suivi & Evaluation des projets

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Vous serez responsable de :

Bureau de l'administration

Superviser l'entretien et le fonctionnement des locaux de Concern (bureau/magasins et résidence) en veillant à ce que les fournitures, le personnel et les procédures opérationnelles standard adéquats soient en place.
Veiller à ce que les baux de tous les locaux soient gérés activement, en veillant à ce que les demandes de paiement (y compris les taxes) soient traitées en temps opportun et que les renouvellements de contrat soient évalués et mis en œuvre ou modifiés en temps opportun, en collaboration avec N'Djamena.
Assurer la liaison avec le bureau de Ndjamena pour assurer un soutien système efficace et rapide et la collaboration nécessaire à la mise en œuvre du programme.

Logistique:

Assurer le respect des systèmes et procédures de Concern en matière de logistique, avec le soutien du CA et du SD.
Gérer les fonctions logistiques (achats, transport, stockage, gestion des actifs) en garantissant que toutes les tâches sont effectuées dans les délais et conformément aux procédures de Concern et des donateurs.
Gestion de la flotte et des groupes électrogènes : superviser et maintenir le système de gestion des transports du programme, y compris la planification des mouvements des véhicules, le rapport de transport, etc. et la planification de la maintenance/réparations. Une attention particulière sera portée à la gestion et à la maintenance des groupes électrogènes, ainsi qu'à la gestion et à la consommation du carburant.
Managing Concern’s assets ensuring all assets are recorded, tracked, marked and monitored using a full inventory and asset register.
Overseeing the efficient management of Concern warehouses and stores and ensuring they are operating in accordance with Concern procedures.
Contribute to the development of accurate budgets particularly in relation to logistics, transport, stores, administration, communications, security and human resources, for donor proposals and as part of Concern’s annual budget process.
Directly manage and monitor the transport and admin expenditure and budget.
Work with the programme teams and the Area Coordinator to develop realistic annual procurement plans and ensure that these are maintained, adhered to, and regularly updated.
Ensure all Concern staff are trained in order-planning and are aware of the procurement procedures; inform staff about each revision.
Advice on distribution of relief items to beneficiaries and ensure they are in line with Concern procedures.
Ensure that logs, transport, HR and admin reports are compiled and produced to a good standard on a regular basis as required.

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Formation en Suivi & Evaluation des projets

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Human Resources management

Providing management oversight to the HR/Administration staff. Assist in recruitments (as necessary) and provide training to relevant staff on Concern’s systems and policies and ensure standards of transparency and accountability are in line with Concern policy and donor requirements. In particular work closely with HR staff to build their capacities. Ensure that the Performance Development Reviews of base staff is done in a timely and proper manner.
Advise on career planning of system staff
Maintaining up to date staff lists and providing regular staffing reports to the AC and SD, advising on staffing needs.
Advise on and monitor the implementation of Concern's HR policy and procedures with respect to both international and national personnel.

Finance Management

Ensure that cash forecast for support teams are submitted on time to ensure timely transfer of funds
Manage cash safe and make requests of cash transfers when needed
Ensure that finance procedures are well applied

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Formation en Suivi & Evaluation des projets

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Security and Representation

Support the AC in the day-to-day application of the Concern CHAD Security Management Plans (SMP) and Standard Operating Procedures (SOPs) through collaboration with the Security Focal Group.
Perform all security assessment to new/potential operation areas before program teams are deployed
As asked and/or delegated by the AC:
Provide briefing to staff and visitors on the SMP and SOPs and ensure all staff are fully aware of their duties and responsibilities related to security.
Represent Concern with local authorities and/or the UN OCHA Security meetings and other members of the humanitarian community.
Under the supervision of the AC, undertake analysis of security incidents and trends in the zone of intervention and surrounding areas, ensuring that line management is regularly briefed on the security situation and advise as necessary in relation to adaptation of work plans and movement plans.
Ensure that residences, offices and vehicles have a list of goods and equipment required in case of emergency.
Assist the AC in developing relationships/contact list of other INGOs, OCHA and external stakeholders to follow the evolution of security situation and regularly report feedback to management.
Ensure that any relevant security information and/or security incident you are aware of is communicated to the AC in a timely manner. This is a responsibility of every Concern staff.
The BM is a the primary contact for the outsourced security company, monitor and feedback on the quality of the services provided
Ensure Concern international visitors are introduced to relevant authorities

Safeguarding Policies and responsibilities:

Adheres and enforces Safeguarding policies in his area of responsibility
Adheres to Complaint Response Mechanism and facilitates its implementations.

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Formation en Suivi & Evaluation des projets

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Your skills and experience will include:

Essential:

Primary degree in logistics, supply chain management or associated discipline
At least 3 years’ Systems/Logistics experience, with management experience, of which at least two years’ working overseas with an NGO; Logistics/Procurement/Transport/fleet management experience; stores management experience
Proven ability in report writing
Excellent communication skills in French, good level of English, both written and verbal
Strong communication, problem solving and analytical skills. Able to prioritize and handle a diverse and heavy workload.
Proven analytical, planning and time management skills
Willingness and ability to communicate with people and to contribute to local staff capacity development
Good team player, flexible and capable of working with a multinational country team
Politically and culturally sensitive
Ability and willingness to live in basic conditions for long periods of time
Excellent computer skills, including Microsoft Word, PowerPoint and Excel.

Desirable:

MSc or A degree in development studies or relevant field
2 years’ experience in management role
Outgoing personality with excellent training skills
Experience of working/living in an insecure environment
Experience or knowledge of international standards such as SPHERE and Core Humanitarian Standard
Ability to work under pressure to meet tight deadlines

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Formation en Suivi & Evaluation des projets

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*National candidates are encouraged to apply however, please note national candidates will be subject to different terms and conditions*

We would also like:

All applications should be submitted through our website at https://jobs.concern.net by closing date. CV’s should be no more than 4 pages in length.

En raison de l'urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et nous pourrons proposer des postes avant la date de clôture.

Concern Worldwide est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale basée en Irlande qui se consacre à la réduction de la souffrance et œuvre à l'élimination définitive de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.

CCoC

Concern dispose d'un code de conduite organisationnel (CCoC) avec trois politiques associées ;

la Politique de Protection des Participants au Programme (P4), la Politique de Sauvegarde des Enfants et la Politique de Lutte contre la Traite des Personnes accessibles ici.

Celles-ci ont été élaborées pour garantir la protection maximale des participants au programme contre l'exploitation et pour clarifier les responsabilités du personnel de Concern, des consultants, des visiteurs du programme et de l'organisation partenaire, ainsi que les normes de comportement attendues d'eux.

Dans ce contexte, le personnel a la responsabilité envers l'organisation de s'efforcer d'atteindre et de maintenir les normes les plus élevées dans sa conduite quotidienne sur son lieu de travail, conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern.

Tout candidat proposé à un emploi chez Concern Worldwide devra signer le code de conduite du personnel de Concern et les politiques associées en annexe à son contrat de travail.

En signant le Code de conduite de Concern, les candidats reconnaissent avoir compris le contenu du Code de conduite de Concern et des politiques associées et acceptent de se conduire conformément aux dispositions de ces politiques.

De plus, Concern s’engage à sauvegarder et à protéger les adultes et les enfants vulnérables dans le cadre de son travail.

Nous ferons tout notre possible pour garantir que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès d'adultes et d'enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles.

Par la suite, travailler ou faire du bénévolat chez Concern est soumis à une série de contrôles de contrôle, y compris la vérification des antécédents criminels.

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