Termes de Référence pour l'Audit du projet:

“Protection of Girls and Children working in mining” , financé par la CARITAS AUSTRALIE avec l'appui de CAFOD et Exécuté par le CENTRE OLAME". 

CONTEXTE DU FINANCEMENT

CAFOD et son partenaire, le Centre Olame exécutent un projet de 4 ans qui vise à contribuer à la protection des filles, des enfants contre les abus, le travail des enfants dans les zones minières et les aider à se réintégrer dans un système scolaire normal et/ou de récupération tout en renforçant les moyens de subsistance autour de leur système familial. 

Objectifs spécifiques: 

Réduire de manière significative le travail des enfants dans les zones minières en offrant aux parents des moyens de subsistance alternatifs durables. Le projet est exécuté dans les territoires de Kabare et Walungu dans la province du Sud-Kivu, en RDC. Le projet cherche à atteindre un total de 1750 bénéficiaires directs et 5500 bénéficiaires indirects. 

Objectif général de l'audit: 

L'audit est demandé pour certifier par un contrôle des dépenses encourues, au titre de ce contrat, les comptes du projet intitulé: Protection of Girls and Children working in mining» et émettre un avis correct sur les rapports financiers présentés par les exécutants de ce projet, dans les respects des règles et procédures acceptables par le bailleur. 

Ce contrôle doit permettre à l'auditeur de vérifier que les dépenses portées en compte par le bénéficiaire dans le rapport financier pour l'action financée par le contrat de subvention ont été réellement supportées (réalité), sont précises (exactitude) et éligibles, et de soumettre au bénéficiaire un rapport d'observations factuelles sur les procédures convenues qui ont été exécutées. 

L'éligibilité implique que les fonds mis à disposition par la subvention ont été utilisés conformément aux termes et conditions du contrat de subvention. 

Objectifs Spécifiques: 

CAFOD s'est engagé aux termes de ce projet, de diligenter un audit externe afin d'apprécier l'exigibilité des dépenses encourues pendant la 4ème année du projet allant du 1er juillet 2024 au 30 juin 2025. 

Ceci permettra d'apprécier de la bonne utilisation des ressources tant matérielles que financières mises à la disposition du partenaire d'exécution de ce dernier. 

Par soucis de s'assurer de la bonne exécution, de l'efficacité et de l'acceptation de ces actions par la population cible, CAFOD, par son bureau de représentation en RDC, en tant que répondant direct de ce financement, planifie et assure le suivi de cette activité. 

Ainsi, un audit externe est requis afin de :

• S'assurer que tous les fonds reçus par les partenaires d'exécution et de suivi (Centre Olame et CAFOD) ont été gérés conformément aux budgets soumis et approuvés;
• S'assurer que toutes les dépenses y relatives ont été comptabilisées de manière à refléter une situation exacte et juste suivant le budget alloué et détaillé selon les activités;
• S'assurer que les différents rapports produits traduisent réellement le niveau des réalisations ou des dépenses effectuées;
• S'assurer que toutes les autres dispositions ont fait objet des échanges entre les parties concernées;
• Déterminer si les règles et procédures sont suivies et respectées.

Pour ce faire, il devra procéder à :

1. L'analyse du système de gestion et de fonctionnement des partenaires exécutant tant sur le plan administratif, financier que logistique;
   • Du point de vue de l'administration, il devra s'assurer de:
     • L'existence d'un organigramme fiable et claire ou de la liste claire des agents commis à l'exécution de ce projet;
     • L'existence des fiches de pointage ou “TimeSheet" pour tout le staff commis à ce projet;
     • L'existence des ordres de missions et listes signées de tout le personnel manœuvres ou journaliers employés pour ce travail;
     • La souscription et paiement des impôts et autres cotisations pour le staff, si nécessaires.
   • Du point de vue des finances, il devra procéder à:
     • L'évaluation du système de contrôle interne;
     • L'appréciation des pièces justificatives qui soutiennent les dépenses faites;
     • L'appréciation de la tenue des documents comptables;
     • L'appréciation du niveau d'exécution du budget: s'assurer s'il existe un mécanisme approprié de contrôle budgétaire pour le suivi régulier des dépenses réellement engagées par rapport aux rubriques budgétaires.
   • Sur le plan Logistique, il devra s'assurer de:
     • L'effectivité et existence des biens acquis par les moyens de ce projet;
     • L'existence de la procédure de la sélection des fournisseurs et prestataires de services (procurement);
     • L'existence du mécanisme du suivi des achats et autres travaux effectués par les prestataires ou fournisseurs;
     • L'existence du mécanisme du suivi des stocks, location véhicules et autres contrats, etc.

II. La certification des comptes présentés par les partenaires exécutant du projet en donnant son avis sur les travaux effectués 

III. Période de l'action: 1er juillet 2024 au 30 juin 2025 

IV. Lieu et partenaire: Centre Olame à Bukavu et CAFOD à Goma 

V. Profil du Consultant ou du prestataire de services 

L'auditeur ou le cabinet d'audit choisi pour effectuer ce contrôle doit répondre au profil suivant : 

• Être enregistré auprès de l'ONEC,
• Démontrer une connaissance suffisante de la zone du projet est un atout;
• Démontrer une expérience suffisante dans la réalisation d'audits et surtout avec les bailleurs institutionnels;
• Il doit posséder une solide expérience dans la formulation et/ou l'audit de programmes/projets;
• Expérience spécifique dans les projets et programmes financés par les donateurs;
• La maîtrise des langues Française et swahili est requise, et une bonne connaissance de l'anglais est un atout.
• Être prêt à travailler dans un contexte socio-économique et sécuritaire difficile.

VI. Manifestation d'intérêt : 

Les personnes (auditeur indépendant) ou organisations intéressées (cabinets d'audits) sont priées de soumettre leurs propositions techniques et financières, notamment: 

• Une explication détaillée de la méthodologie et des principaux outils à utiliser dans le contexte de l'audit;
• Un budget réaliste: distinguer clairement les coûts de transport, d'hébergement, etc., et le coût du service;
• CV détaillé répondant au profil requis de l'auditeur ou des auditeurs;
• La durée probable de la mission et la disponibilité de(s) l'auditeur(s);
• Au moins 3 références professionnelles pour toute information complémentaire.

La date limite pour soumissionner est fixée au lundi 16/06/2025 à 16h00 (heure Goma-RDC). Les candidatures doivent être envoyées par courriel à l'adresse suivante : drcprocurement@cafod.org.uk

1. Date proposée pour ces travaux: Période du 04 au 15 Août 2025, audit et rapport final.
2. Les rapports doivent être présentés en deux versions (Française et Anglaise) - en 4 copies dures de chaque version et envoi en électronique, copies signées - cachetées qui seront scannées en PDF.
3. Le budget du projet est de: 231,285.00 USD 

Fait à Goma, le 04 juin 2025 

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Pour CAFOD

KATY NEMBE KATONDA

Deputy Contry Representative