Lieu du Travail : RDC

Chez Handicap International, nous croyons fermement en l’importance de l’inclusion et de la diversité au sein de notre structure. C’est pourquoi nous sommes engagés dans une politique handicap afin de favoriser l’accueil et l’intégration de personnes en situation de handicap.

ROLES ET RESPONSABILITES :

Mission 1 : Etablir et entretenir les contacts nécessaires à la sécurité de l’organisation et de ses activités
– Un réseau de contacts clés est mis en place et entretenu ;
– En étroite collaboration avec l’officier de sécurité, et sous sa responsabilité, assure le lien avec les acteurs des zones d’interventions ;
– Un premier contact téléphonique est établi ;
– Une première rencontre officielle est organisée ;
– Les messages à communiquer sont validés par le responsable sécurité ;
– Un fichier de suivi des contacts téléphoniques et physique est tenu à jour ;
– Chaque rencontre est suivie d’un compte rendu fait au responsable sécurité ;
– Informer le responsable sécurité de tout changement dans les contacts

Mission 2 : Rédiger les rapports d’incident

– Chaque incident de sécurité doit être rédigé et dument justifié conformément au format en vigueur ;
– Tenir à jour un archivage électronique et papier des versions finales de tous les rapports d’incident ;
– Former les équipes à l’utilisation et l’importance du rapport d’incident ;
– Les recommandations définies doivent être appliquées ;
– S’assurer que les recommandations soient réalistes et adaptées à chaque situation ;
– Faire un feedback au responsable sécurité lorsque toutes les recommandations ont été appliquées.

Misssion 3 : Collecter, vérifier et analyser les informations liées à la sécurité

– Toutes les informations en lien avec la sécurité sont connues et communiquées au responsable sécurité ;
– Se tenir informé des principales actualités et obtenir les informations pertinentes sur le contexte sécuritaire ;
– Toutes les informations sont communiquées dans les plus brefs délais au responsable sécurité ;
– Proposer des éléments d’analyse et des mises en perspectives/recommandations pour l’organisation en vue de minimiser les risques et pouvoir accéder aux zones d’activité ;
– Les informations collectées sont triangulées pour s’assurer de leur fiabilité ;
– Un rapport mensuel est rédigé ;
– S’assurer que les normes de sécurité relatives au transport, aux communications et aux structures soient suivies (fournir les moyens nécessaires pour ce faire).

Mission 4 : Contribuer à la stratégie mission en termes de sécurité

– Compiler, exploiter et archiver la documentation de référence ;
– Contribuer à définir les outils et procédures en lien avec le poste ;
– Capitaliser sur les bonnes pratiques et les missions terrain réalisées, enrichir la stratégie de la mission en termes d’amélioration continue ;
– S’assurer que les normes de sécurité relatives au transport, aux communications et aux structures soient suivies (fournir les moyens nécessaires pour ce faire) ;
– Garantir que les équipes respectent les règles de sécurité fixées ;
– Être force de proposition.

Mission 5 : Réaliser et mettre à jour le briefing contextuel sur la zone de responsabilité

– Revoir le document support ;
– Valider avec le responsable sécurité le déroulé du briefing ;
– S’assurer que les informations transmises soient bien comprises ;
– Proposer régulièrement des rappels aux équipes ;
– L’approche de l’organisation en termes de sécurité est correctement transmise aux équipes ;
– Connaître parfaitement le mandat HI en termes d’approche de la sécurité ;
– Briefing général hebdomadaire aux équipes.

Mission 6 : Approvisionnement

– S´assurer que les procédures d’achat au niveau du projet sont bien appliquées ainsi que les études de marché et mettre à jour la base de données de fournisseurs et des prix ;
– Prospecter le marché et établir régulièrement des cotations de prix pour le matériel logistique ;
– Remettre 1 fois par mois, la liste de prix, matériaux et fournisseurs au senior Log Officer ;
– S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats de HI ;
– Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement de HI (Grille d’analyse, contrat ou Bon de commande, factures, reçus, etc. …) ;
– Maintenir les contacts avec des fournisseurs locaux ;
– Être au courant de nouveaux matériels, produits arrivant sur le marché, et en informer le Senior log Officer ;
– Planifier les besoins en matériels logistiques selon les périodes adéquates (mensuelles, trimestrielles, etc.) avec le senior log Officer et le chef du projet ;
– S´assurer du bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement ;
– Assurer le suivi des commandes en coordination avec le senior log officer ;
– Les commandes seront toujours envoyées par écrit, en utilisant le formulaire prévu à cet effet. Toute commande devra avoir un numéro séquentiel (suivre normes données par HI).

Mission 7 : Structuration et organisation de la logistique de vie sur zone d’intervention

– Identifier les hôtels et lieux d’hébergement en coordination avec le référent sécu ;
– Poursuivre la négociation avec les ONG partenaires pour un accès à leur bureau périodiquement et leur gracieuse facilitation logistique (Internet, Impression) ;
– A défaut, identifier des prestataires pour ces fonctions dans les villes des résidences de l’équipe ;
– Garantir que les normes de sécurité relatives aux structures sont suivies ;
– Assurer le bon état et la maintenance des structures du projet ;
– Approvisionner les structures en services nécessaires (eau, électricité, etc.) ;
– Evaluer les besoins en équipements et structures du projet avec l’équipe ;
– Assurer que tout processus logistique soit accompagné des documents nécessaires.

Mission 8 : Communication et reporting

– Participe aux réunions internes ;
– Communique aux staffs, de façon précise et ponctuelle, sur les domaines liés à la logistique et la sécurité ;
– Rédiger le rapport logistique mensuel terrain et le rapport sécurité hebdomadaire.

 PROFIL RECHERCHE

1. Diplôme/Formation :
– Etudes supérieures (ou équivalent) en Gestion/Administration, contrôle de gestion, en logistique.
2. Expérience :
Indispensable :
– Expérience de deux ans au minimum dans des postes similaires ;
– Expérience en gestion de la sécurité.
Souhaité :
– Expérience en logistique Approvisionnement ;
– Expérience terrain dans le petit Nord Kivu.

3. Connaissances et compétences :

– Capacité de travail en équipe ;
– Rigueur et sens de l’organisation ;
– Capacité de planification ;
– Flexibilité et capacité d’adaptation dans des contextes instables ;
– Français courant ;
– Swahili courant, connaissance d’autres langues locales est un plus ;
– Maîtrise de Word et d’Excel ;
– Engagement et motivation humanitaire.
4. Confidentialité et respect de la vie privée
En raison de sa position, certaines informations auxquelles a accès l’employé, sont
confidentielles. Toute violation de la confidentialité sera considérée comme une faute lourde.

COMMENT POSTULER

Les dossiers de candidature sont à envoyer avec la référence « Offre n°023/2023 Agent de Liaison » avant 29/05/2023 à 16 heures par e-mail à l’adresse suivante : recrutement@rdc.hi.org
N.B : Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas traités, toutes lettres de motivation ne répondant pas à la question exigée ne seront pas traitées.